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Gestion des formations: les étapes à suivre

Vous êtes agent de gestion des formations ou administrateur unité? Vous souhaitez utiliser les outils de gestion de la formation de Brio? De la création d’une formation au suivi des inscriptions, découvrez les étapes clés de la gestion d’une formation.

Aperçu

Les outils de gestion des formations sont structurés de manière hiérarchique dans la plateforme Brio. D’abord, vous devez créer votre formation, puis y ajouter un ou des groupes. À ces groupes s’inscrivent les participants avec qui vous pouvez effectuer des suivis.

1- Création d’une formation

Tant pour une activité de formation que pour un programme, vous devez en premier lieu nommer la formation, inscrire un code et lui associer une unité administrative responsable.

Une fois la formation créée, vous devez inscrire des informations sur celle-ci dans les onglets correspondants, tels une description, les préalables, la reconnaissance, les contenus abordés et la politique d'annulation. Si vous souhaitez publier la formation, ces informations inscrites seront rendues visibles dans les sites servant à faire la promotion de votre formation (à l’exception de l’onglet logistique). Enfin, choisissez une image pour représenter la formation.

2- Créez un ou des groupes à la formation

Une formation peut détenir un ou plusieurs groupes, chacun d’eux ayant ses propres particularités.

Horaire et paramètres d’inscription

Pour chaque groupe, déterminez l'horaire, la formule d'enseignement et les paramètres d’inscription qui inclus, entre autres, la période d’inscription, le nombre de participants admis et les formulaires d’inscription. Déterminez si la formation est payante ou non et créez plus d’une clientèle au besoin. En créant des clientèles dans votre groupe, vous pourrez alors leur associer un coût et sélectionner ses informations de paiement.

Formateur et site de formation

Pour pouvoir offrir du contenu pédagogique et de l’accompagnement en ligne aux participants de la formation, vous devez assigner un formateur au groupe et créer un site de formation. Pour plus d’information sur les sites de formation ENA1 et ENA2, consultez les articles Utiliser Brio – ENA1 – ENA2 : ce qu’il faut savoir et Utiliser ENA1 ou ENA2 : comparatifs des fonctionnalités. La gestion de la période de disponibilité du site de formation s’effectue également sous l’onglet Site de formation une fois votre site créé s’il s’agit d’un site ENA2.

3- Gérez les inscriptions et les transactions

Vous souhaitez ouvrir les inscriptions et rendre accessible la formation? Il ne vous reste plus qu’à partager le lien d’inscription aux participants ou à les inscrire manuellement.

Lorsque vos participants sont inscrits, vous pouvez effectuer un suivi dans la liste des participants d'un groupe. À partir de cette liste, plusieurs fonctionnalités de suivi sont disponibles. Vous pouvez, entre autres, attribuer un résultat ou un niveau de participation, désinscrire un participant et effectuer remboursement. Toutes les informations d’inscription et de paiement sont téléchargeables dans un document Excel.

Bonne poursuite!

Écrit par

Anne-Sophie Mazerolle

Chargée de formation