Inscrire les participants en lot
Avis
Les unités liées à l’Université Laval doivent faire une demande auprès de la personne qui les accompagne pour inscrire en lot des participants.
L’inscription en lot permet d’effectuer en une seule opération l’inscription des participants d’un groupe ou d’une cohorte. Seuls les utilisateurs ayant le rôle d’administrateur d’unité et ayant des accès sur une organisation peuvent effectuer cette action de manière autonome.
Deux critères sont nécessaires afin de faire une inscription en lot:
- le groupe ou la cohorte a des clientèles non payantes
- le groupe ou la cohorte a des formulaires de base (Nom, Prénom et courriel)
Téléchargez le fichier Excel.
Remplissez les champs.
Conseil
Effectuez une vérification du fichier Excel avant le téléversement dans Brio pour corriger les erreurs potentielles.
Voici un exemple de fichier Excel rempli avec les données d'une participante fictive:
Repérez le code du groupe ou de la cohorte en accédant à la liste des groupes ou des cohortes d’une formation.
Le nom des clientèles sont inscrits sous les Modalités d’inscription dans la fiche d’un groupe ou une cohorte.
Pour plus d’informations, consultez la procédure Accéder à la section Modalités d'inscription dans la fiche du groupe ou de la cohorte.
Enregistrez le fichier Excel avec un nom sans espace ni accent (ex.: InscriptionEnLotH2021-1.xlsx).
Fermez le fichier Excel.
Cliquez sur Inscrire les participants en lot.
La fenêtre Inscrire des participants en lot s'ouvre.
Sélectionnez une organisation à l’aide du menu déroulant au besoin.
Cliquez sur Ajouter un fichier.
La fenêtre Ajouter un fichier s'ouvre.
Glissez déplacer le fichier Excel à l’intérieur de la fenêtre ou cliquez sur Parcourir pour récupérer le fichier.
Cliquez sur Ajouter 1 fichier lorsque le fichier est téléversé.
La fenêtre Inscrire les participants en lot s'ouvre.
Cochez Envoyer les courriels d'activation de compte si vous le souhaitez.
Cliquez sur Inscrire.
Cliquez sur le fichier Excel téléversé dans la section Vos fichiers d’inscription traités pour le télécharger et l'enregistrer dans un dossier sur le réseau sécurisé de votre établissement.
Ouvrez ce fichier Excel pour identifier les participants non inscrits et en connaître la cause.
Dans le fichier Excel traité et téléchargé, trois nouvelles colonnes ont été automatiquement ajoutées à la suite des cinq premières colonnes:
- Statut: Statut de chaque participant (inscrit/non inscrit) pour identifier rapidement ceux non inscrits dans Brio.
- Erreurs: Pour connaître la cause de l'erreur de la non-inscription des participants.
- Avertissements: Pour prévenir lorsqu’une demande d’inscription est surprenante. Par exemple, lorsqu’une inscription est confirmée alors que le groupe est annulée.
L’inscription d’un participant ne sera pas effectuée si:
- Une ou plusieurs cellules dans les cinq colonnes obligatoires du fichier Excel sont vides sur la ligne d’un participant.
- L’adresse courriel est invalide.
- La limite de caractères maximale est atteinte pour le nom de famille (40 caractères), le prénom (25 caractères) ou le courriel (70 caractères).
- Le code du groupe ou le nom de la clientèle est invalide.
- Le participant est le formateur du groupe.
- Un élément de mise en forme est appliqué (ex : italique, gras)