Gérer les périodes d'accès à un site de formation (ENA1 et ENA2)
Dans la fiche d'un groupe ou d'une cohorte, le sous-onglet Site de formation contient une ligne du temps afin que l'administrateur d'unité et les agents de gestion des formations soient en mesure de voir les différentes étapes du cycle de vie d'un site de formation et d'y apporter des ajustements, si nécessaire.
La ligne du temps contient les éléments suivants:
- Dates de début et de fin de la formation: ces dates sont prélevées automatiquement dans le sous-onglet Horaire de la fiche du groupe ou de la cohorte.
- Création du site: date à laquelle le site de formation (ENA1 ou ENA2) a été créé dans la fiche du groupe ou de la cohorte par l'agent de gestion des formations ou l'administrateur d'unité.
- Ouverture et Fermeture du site aux participants: période à laquelle les participants ont accès au site de formation et qui peut être paramétrée soit par le formateur (seulement pour l'ouverture de sites ENA1), l'administrateur d'unité (dates prédéfinies) ou l'agent de gestion des formations (dates personnalisées).
- Passage en lecture seule (ENA1 seulement): période qui peut être définie au niveau de l'unité administrative ou être ajoutée manuellement par l'agent de gestion des formations.
Ajouter les dates de début et de fin de la formation (ENA1 et ENA2)
Les dates de début et de fin de la formation représentent la période à laquelle la formation commence et se termine pour tous les participants du groupe ou de la cohorte. Cela peut être, par exemple, les dates de début et de fin de la session. Elles sont prélevées automatiquement dans le sous-onglet Horaire de la fiche du groupe ou de la cohorte.
Accédez à la section Horaire dans la fiche du groupe ou la fiche de la cohorte.
Ajoutez les dates de début et de fin de la formation dans le champ Dates de la formation si elles n'ont pas été saisies auparavant.
Accédez au sous-onglet Site de formation pour voir ces dates dans la section Début de la formation et Fin de la formation sur la ligne du temps.
En ce qui concerne les autoformations sans période définie, les dates de la formation sont paramétrées par défaut En tout temps, puisque les dates de début et de fin de la formation varient d'un participant à l'autre.
Pour cette raison, le temps alloué pour compléter l'autoformation doit être saisi dans la section Horaire de la fiche de ce groupe ou cette cohorte. Si ce champ est laissé vide, le message d'erreur ci-bas apparaîtra.
Paramétrer l'ouverture d'un site de formation aux participants (ENA1 et ENA2)
Avis
Le fonctionnement quant à l'ouverture d'un site de formation est différent:
- Sites de formation ENA1: ils sont paramétrés pour être ouverts par défaut par le formateur.
- Sites de formation ENA2: ils sont ouverts automatiquement à la date de début de la formation.
- Autoformations "En tout temps": le site ENA1 ou ENA2 doit être ouvert par l'agent de gestion des formations.
Pour les sites ENA1 et ENA2 (excepté pour les autoformations En tout temps), l'agent de gestion des formations a la possibilité de choisir des:
- Dates prédéfinies préalablement au niveau de l'organisation par l'administrateur d'unité.
- Dates personnalisées au niveau de la formation pour les cas exceptionnels.
Ces dates peuvent être différentes des dates de début et de fin de la formation, puisqu'un site de formation peut être accessible aux participants avant le début de la formation et/ou après la fin de la formation.
Accédez à la section Site de formation dans la fiche du groupe ou la fiche de la cohorte.
Paramétrez, si nécessaire, la date d'ouverture du site de formation.
a) Cliquez sur l'icône de modification 
dans la section Ouverture du site aux participants.
b) La fenêtre Période d'ouverture s'ouvre.
La case Ouverture par le formateur est cochée par défaut.
Le formateur, l'agent de gestion et l'administrateur d'unité verront le message suivant dans le haut de la page, lorsqu'ils accèderont au site de formation:
c) Cochez l'une des deux cases suivantes si une date d'ouverture précise doit être fixée pour cette formation:
- Période d'ouverture prédéfinie: elle est paramétrée au niveau de l'organisation par l'administrateur d'unité.
- Période d'ouverture personnalisée: si nécessaire, l'agent de gestion des formations peut saisir une date d'ouverture du site de formation différente de celle prédéfinie.
Conseil
Pour connaître les particularités quant à la date de fermeture du site, consultez la section ci-bas Paramétrer la période de fermeture d'un site de formation (ENA1 et ENA2).
Le site sera accessible aux participants à ces dates et heures inclusivement.
d) Cliquez sur le bouton Enregistrer.
Avis
Un formateur ne peut pas ouvrir lui-même un site de formation ENA2 aux participants.
a) Cliquez sur l'icône de modification dans la section Ouverture du site aux participants.
b) La fenêtre Période d'ouverture s'ouvre.
Cochez l'une des deux cases suivantes:
- Période d'ouverture prédéfinie: elle est paramétrée en fonction de la date de début de la formation ayant été ajoutée préalablement dans le sous-onglet Horaire.
Dans le cas où aucune date de formation n'est saisie dans le sous-onglet Horaire de la fiche du groupe ou de la cohorte, le message suivant apparaîtra:
- Période d'ouverture personnalisée: si nécessaire, l'agent de gestion des formations peut saisir une date d'ouverture du site de formation différente de celle prédéfinie.
Le formateur, l'agent de gestion et l'administrateur d'unité verront le message suivant dans le haut de la page, lorsqu'ils accèderont au site de formation qui n'est pas ouvert aux participants:
c) Cliquez sur le bouton Enregistrer.
CONSEIL
Pour connaître les particularités quant à la date de fermeture du site, consultez la section ci-bas Paramétrer la période de fermeture d'un site de formation (ENA1 et ENA2).
Le site sera accessible aux participants à cette date et cette heure inclusivement.
a) Cliquez sur le bouton Ouvrir le site dans la section Ouverture du site aux participants.
- Le site de formation (ENA1 ou ENA2) est ouvert automatiquement aux participants.
- La section Fermeture du site aux participants s'ajoute automatiquement sur la ligne du temps par la suite.
Conseil
Pour connaître les particularités quant à la date de fermeture du site, consultez la section ci-bas Paramétrer la période de fermeture d'un site de formation (ENA1 et ENA2).
Avis
- Aucun courriel automatisé de Brio n'est envoyé aux participants pour les aviser de l'ouverture du site.
- Ajout des activités et des contenus à l'intérieur du site: dès l'ouverture du site, les participants peuvent y accéder afin de consulter l'information ayant été rendue visible par le formateur. Ainsi, il est recommandé de les intégrer avant l'ouverture.
- Activation de l'accès au site de formation dans l'espace Brio des participants: consultez la page Accéder à un site de formation.
Paramétrer la période de lecture seule d'un site de formation pour les participants et le formateur (ENA1 seulement)
AVIS
Cette option est seulement disponible pour les sites de formation ENA1.
Le passage en lecture seule empêche les participants, ainsi que le ou les formateurs du groupe d'apporter toute modification à l'intérieur du site de formation. Cette fonctionnalité permet de verrouiller la structure, ainsi que toutes les sections et tous les contenus du site de formation. Durant cette période, ceux-ci peuvent seulement consulter les contenus et ce, jusqu'à la fermeture du site de formation.
La date du passage en lecture seule peut être définie au niveau de l'unité ou être ajoutée manuellement par l'agent de gestion des formations. La date et l'heure indiquées sont incluses dans la période de lecture seule.
Accédez à la section Site de formation dans la fiche du groupe ou la fiche de la cohorte.
Cliquez sur l'icône de modification 
dans la section Passage du site en lecture seule.
La fenêtre Passage en lecture seule s'ouvre.
Activez les boutons à bascule Pour les participants 
et/ou Pour les formateurs .
Cochez l'une des deux cases suivantes:
- Date prédéfinie pour sélectionner la date ayant été paramétrée préalablement au niveau de l'organisation par l'administrateur d'unité.
- Date personnalisée et inscrivez ensuite une date pour les participants et/ou les formateurs.
Cliquez sur le bouton Enregistrer.
Paramétrer la fermeture d'un site de formation aux participants (ENA1 et ENA2)
Avis
Le fonctionnement quant à la fermeture d'un site de formation est différent:
- Sites de formation ENA1: lorsqu'ils ont été ouverts par le formateur, la date de fermeture a été paramétrée préalablement au niveau l'unité administrative ou de l'organisation, sinon celle de Brio (365 jours) s'appliquera automatiquement.
- Site de formation ENA2: 365 jours suivant la date de fin de la formation sont paramétrés automatiquement. L'agent de gestion des formations ou l'administrateur peut modifier, s'il le souhaite, la date de fermeture au moment désiré.
- Autoformations: l'accès au site par les participants cesse au moment où la période ou le temps alloué est atteint par le participant. Le site ENA1 ou ENA2 doit être fermé par l'agent de gestion des formations.
Accédez à la section Site de formation dans la fiche du groupe ou la fiche de la cohorte.
Paramétrez, si nécessaire, la date de fermeture du site de formation.
a) Cliquez sur l'icône de modification dans la section Fermeture du site aux participants.
b) La fenêtre Période d'ouverture s'ouvre.
Cochez l'une des deux cases suivantes:
- Période d'ouverture prédéfinie: pour choisir la date ayant été paramétrée préalablement au niveau de l'organisation.
- Période d'ouverture personnalisée: si nécessaire, l'agent de gestion des formations peut saisir une date de fermeture du site de formation différente de celle prédéfinie.
CONSEIL - PÉRIODE DE FERMETURE PERSONNALISÉE
Un message apparaîtra dans l'en-tête du site de formation sept jours avant la date de fermeture du site pour informer les participants qu'ils ne pourront plus y accéder. Dans le cas des formations de très courte durée (d'un à six jours), il est suggéré d'ajouter au moins huit jours supplémentaires quant à la date de fermeture du site pour que ce message soit cohérent.
c) Cliquez sur Enregistrer.
d) Vérifiez l'ordre des dates sur la ligne du temps pour qu'il soit cohérent.
a) Cliquez sur l'icône de modification dans la section Fermeture du site aux participants.
b) La fenêtre Période d'ouverture s'ouvre.
Cochez l'une des deux cases suivantes:
- Période d'ouverture prédéfinie: option cochée par défaut qui est la date de fin de la formation ayant été saisie préalablement dans le sous-onglet Horaire.
- Période d'ouverture personnalisée: si nécessaire, l'agent de gestion des formations peut saisir une date de fermeture du site de formation différente de celle prédéfinie.
CONSEIL - PÉRIODE DE FERMETURE PERSONNALISÉE
Un message apparaîtra dans l'en-tête du site de formation sept jours avant la date de fermeture du site pour informer les participants qu'ils ne pourront plus y accéder. Dans le cas des formations de très courte durée (d'un à six jours), il est suggéré d'ajouter au moins huit jours supplémentaires quant à la date de fermeture du site pour que ce message soit cohérent.
c) Cliquez sur le bouton Enregistrer.
d) Vérifiez l'ordre des dates sur la ligne du temps pour qu'il soit cohérent.
a) Cliquez sur le bouton Fermer le site aux participants dans la section Fermeture du site aux participants.
- Le site de formation (ENA1 ou ENA2) est fermé automatiquement aux participants.
Avis
Aucun courriel automatisé de Brio n'est envoyé aux participants pour les aviser de la fermeture du site.