Gestion des formations: les étapes à suivre

Vous êtes agent de gestion des formations ou administrateur unité? Vous souhaitez utiliser les outils de gestion de la formation de Brio? De la création d’une formation au suivi des inscriptions, découvrez les étapes clés de la gestion d’une formation.

Aperçu

Les outils de gestion des formations sont structurés de manière hiérarchique dans la plateforme Brio. D’abord, vous devez créer votre formation, puis y ajouter un ou des groupes. À ces groupes s’inscrivent les participants avec qui vous pouvez effectuer des suivis.

1- Création d’une formation

Tant pour une activité de formation que pour un programme, vous devez en premier lieu inscrire un code, nommer la formation, sélectionner une unité administrative responsable et spécifier ses diffuseurs.

Une fois la formation créée, vous devez inscrire des informations générales sur celle-ci, telles les coordonnées de contacts, la durée et la politique d'annulation (si la formation est payante). Au besoin, inscrivez des informations de logistique. Finalement, choisissez une image pour représenter la formation.

2- Création de groupes à la formation

Une formation peut détenir un ou plusieurs groupes ou cohortes, chacun d’eux ayant ses propres particularités.

Horaire et paramètres d’inscription

Pour chaque groupe, déterminez l'horaire, la formule d'enseignement et les paramètres d’inscription qui inclus, entre autres, la période d’inscription, le nombre de participants admis et les formulaires d’inscription. Déterminez si la formation est payante ou non et créez plus d’une clientèle au besoin. En créant des clientèles dans votre groupe ou votre cohorte, vous pourrez alors leur associer un coût et sélectionner ses informations de paiement.

Formateur et site de formation

Pour pouvoir offrir du contenu pédagogique et de l’accompagnement en ligne aux participants de la formation, vous devez assigner un formateur au groupe et créer un site de formation. Pour tous les détails sur les sites de formation ENA1 et ENA2, consultez les articles Utiliser Brio – ENA1 – ENA2 : ce qu’il faut savoir et Utiliser ENA1 ou ENA2 : comparatifs des fonctionnalités. Lorsque vous êtes prêt à rendre accessible votre site de formation aux participants, publiez le site. S'il s'agit d'un site de formation ENA1, la publication se fait également par le formateur.

3- Gestion des inscriptions et suivi des participants

Vous souhaitez ouvrir les inscriptions et rendre accessible la formation? Trois options s'offrent à vous: partager le lien d’inscription aux participants, les inscrire manuellement ou publier votre groupe ou votre cohorte dans le site promotionnel de Brio.

Lorsque vos participants sont inscrits, vous pouvez effectuer un suivi dans la liste des participants d'un groupe. À partir de cette liste, plusieurs fonctionnalités de suivi sont disponibles. Vous pouvez, entre autres, désinscrire un participant, effectuer remboursement, attribuer un résultat ou un niveau de participation et produire des attestations. Toutes les informations d’inscription et de paiement sont téléchargeables dans un document Excel.

Bonne poursuite!