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Gestion des formations: les étapes clés

Vous avez un rôle d’agent de gestion des formations ou d’administrateur dans Brio? Vous devez effectuer différentes tâches opérationnelles associées à la gestion des formations offertes? De la création d’une formation au suivi des inscriptions, découvrez les étapes clés de la gestion d’une formation.

Les outils de gestion des formations sont structurés de manière hiérarchique dans la plateforme Brio. D’abord, vous devez créer votre formation, puis y ajouter un ou des groupes. À ces groupes s’inscrivent les participants avec qui vous pouvez effectuer des suivis.

FORMATION

Créer votre formation

Afin de créer votre formation dans la solution d'apprentissage Brio, vous devez en premier lieu choisir le type de formation qui correspond à votre projet, soit une autoformation ou une activité régulière. Assurez-vous de sélectionner le type de formation désiré, car il n’est pas possible de changer après coup.

Dans la fiche de création de la formation, vous devez ensuite:

  • Inscrire un titre qui est concis et qui résume bien le sujet de la formation
  • Inscrire un code qui respecte la nomenclature établie par votre organisation
  • Sélectionner une unité administrative responsable
  • Sélectionner un ou des diffuseurs
  • Cocher la langue

Renseigner votre formation

Une fois la formation ajoutée, choisissez une image qui la représente.

Si vous désirez publier votre formation sur un site de publication (catalogue de formations), renseignez tous les onglets de la fiche de formation. Sinon, assurez-vous d’inscrire les informations générales telles que la durée, les coordonnées et la politique d’annulation (formation payante). Finalement, si vous souhaitez évaluer et émettre des attestations, activez le mode d’évaluation (participation ou réussite).

Pour inscrire des renseignements en lien avec la logistique de la formation (disposition de la salle, lien réseau, matériel, etc.), renseignez l’onglet Logistique.

GROUPE

Créer un groupe à la formation

Une formation peut détenir un ou plusieurs groupes, chacun d’eux ayant ses propres particularités.

En créant un nouveau groupe, inscrivez un nom en vous référent au système de classification de noms de votre organisation. Sinon, inscrivez un nom qui permettra d’identifier facilement le groupe (un repère temporel, par exemple). Le nom du groupe n’est visible qu’aux formateurs et aux personnes responsables de la gestion des formations.

Renseigner le groupe

Qu’il s’agisse d’une activité régulière ou d’une autoformation, les informations à saisir sont les mêmes, à l’exception de l’onglet Horaire et déroulement.

S’il s’agit d’une activité régulière, déterminez:

S’il s’agit d’une autoformation:

Si au moins une clientèle du groupe utilise un formulaire d’inscription, paramétrez:

Créez une nouvelle clientèle ou modifiez la clientèle Régulière et déterminez, si désiré:

Si l’inscription des participants s’effectue uniquement manuellement, vous pouvez paramétrer les informations suivantes:

C’est sous l’onglet Formateurs que vous devez assigner un rôle formateur aux utilisateurs responsables de la conception et de la diffusion du site de formation. Il peut s’agir d’un technopédagogue, d’un enseignant, d’un conseiller pédagogique ou d’un intégrateur multimédia, par exemple.

Un formateur peut:

  • structurer le site
  • ajouter et modifier des contenus
  • concevoir des questionnaires

Lorsque la formation est en cours, le formateur peut également consulter :

  • les participants du groupe
  • les statistiques d’accès au site
  • les notes et réponses soumises d’un questionnaire

Un site de formation correspond à l’espace numérique dans lequel du contenu pédagogique est déposé. Le participant y effectue ses activités d'apprentissage et consulte les documents déposés par le formateur.

En tant qu’agent de gestion des formations ou administrateur dans Brio, vous devez accomplir certaines actions:

Pour émettre des attestations de participation ou de réussite aux participants, sélectionnez le gabarit associé à chacune des clientèles de votre groupe. Si vous avez paramétré l’évaluation automatique dans votre site, vous pouvez activer l’option de production automatique des attestations.

DIFFUSION

Lorsque votre formation est renseignée, vous pouvez procéder à l’inscription des participants. Une fois la formation en cours ou terminée, un suivi des participants peut être effectué.

Procéder à l’inscription

Vous souhaitez ouvrir les inscriptions et rendre accessible la formation? Ces options s’offrent à vous:

Effectuer le suivi des participants

Lorsque vos participants sont inscrits, vous pouvez effectuer un suivi dans la liste des participants. À partir de cette liste, plusieurs fonctionnalités de suivi sont disponibles. Vous pouvez, entre autres:

Vous détenez maintenant les informations de base pour gérer efficacement vos formations dans Brio. Pour en apprendre davantage, consultez notre offre de formations.

Bonne poursuite!