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Comment créer la fiche d'une formation qui sera publiée sur le site promotionnel de Brio?

Cet article vous explique la démarche pour créer la fiche d'une formation (autoformation, cours, programme, MOOC ou nanoprogramme) qui sera publiée sur le site promotionnel de Brio, à partir des informations que vous ajouterez à différents niveaux (organisation, formation et groupes) dans l'outil de gestion de la formation.

Informations nécessaires au niveau de l'organisation

Étape 1: Ajouter le logo de l'organisation et s'il y a lieu, de l'unité administrative responsable d'offrir la formation

Le logo ajouté au niveau de l'organisation dans l'outil de gestion de la formation permet de mettre en valeur votre unité administrative aux endroits suivants:

  • La fiche de la formation sur le site promotionnel de Brio (logo au format SVG)
  • La vignette de la formation sur le site promotionnel de Brio (logo au format SVG)
  • Les sites Web externes autorisés (logo au format SVG)
  • Le formulaire d'inscription (logo au format SVG)
  • Les sites de formation (logo au format SVG)
  • Les courriels automatisés de Brio (logo au format PNG)

Le format d'une image peut être repéré à différents endroits dans Windows:

  • Dans l'extension du fichier (nom_du_fichier.png).
  • En accédant aux propriétés du fichier (faire un clic droit sur le fichier / Propriétés).
  • En accédant à la colonne Type dans l'explorateur Windows ou le dossier dans lequel le fichier a été classé.

  • Format .svg (Scalable Vector Graphics): Ce format permet de s'assurer que le logo s’affiche toujours le plus clairement possible sur différents périphériques. Il est le format d'image le plus performant et adaptable aux différentes tailles d'écran. Il permet également de conserver la transparence de l'arrière-plan, contrairement au format .jpg qui ajoute automatiquement un fond blanc derrière l'image. C'est la raison pour laquelle ce format est requis pour la fiche de la formation, le formulaire d'inscription, les sites de formation et les sites Web externes autorisés.
  • Format .png (Portable Network Graphics): Ce format doit être privilégié pour les courriels afin de s'assurer de la compatibilité du fichier image avec les différents services de messagerie. Le format .png conserve également la transparence de l'arrière-plan.

Les logos sont dessinés par les graphistes de votre organisation à l'aide de logiciels de création graphique vectorielle comme Adobe Illustrator (extension de fichier .ai) ou de logiciels de dessin et de traitement d'images comme Adobe Photoshop (extension de fichier .psd) afin que le résultat demeure toujours précis et net lors de la manipulation des images. Les fichiers ayant une extension .ai (Illustrator) et .psd (Photoshop) doivent être convertis dans d'autres formats plus universels (.jpg, .png., .svg. etc.) et compatibles avec les autres interfaces et documents.

Recommandations

À cette étape, il est important de suivre ces recommandations pour que le logo soit bien visible et lisible aux différents endroits mentionnés précédemment:

  • Assurez-vous d'avoir en main les fichiers originaux et haute résolution pour que la qualité du logo soit optimale.
  • Utilisez la version horizontale et en couleur du logo, car il sera positionné dans le coin supérieur gauche.
  • Réduisez la zone de dégagement (espaces blancs) autour du logo à l'aide d'un logiciel de traitement d'images pour maximiser l'utilisation de l'espace disponible dans l'outil de gestion de la formation, ce qui aura pour effet d'agrandir le logo.
  • Ajustez la largeur de l'image à un minimum d'environ 400 pixels ou la hauteur à un minimum d'environ 200 pixels en vous assurant que les mesures demeurent proportionnelles.
  • Vérifiez que l'arrière-plan des images aux formats .png et .svg est transparent (voir la section ci-haut Quelle est la différence entre les formats .svg et .png?).

Vue dans l'outil de gestion de la formation

Note: Le logo de l'organisation doit être ajouté par l'administrateur d'unité.

  1. Cliquez sur l'icône d'engrenage , puis accédez à Organisation et unités dans le menu de gestion.
  2. Cliquez sur l'onglet Organisation, puis sur le sous-onglet À propos.
  3. Ajoutez le fichier ayant l'extension .svg sous la section Logo SVG pour que le logo de votre organisation soit affiché aux différents endroits dans l'interface mentionnés ci-haut.
  4. Ajoutez le fichier ayant l'extension .png sous la section Logo PNG pour que le logo de votre organisation soit affiché dans les courriels automatisés de Brio qui seront expédiés aux participants.

Note: Le logo de l'unité administrative doit être ajouté par l'administrateur d'unité.

  1. Cliquez sur l'icône d'engrenage , puis accédez à Organisation et unités dans le menu de gestion.
  2. Cliquez sur l'onglet Unités, puis sur le nom de l'unité administrative concernée.
  3. Cliquez sur le sous-onglet À propos.
  4. Ajoutez le fichier ayant l'extension .svg sous la section Logo SVG pour que le logo de votre unité administrative soit affiché aux différents endroits dans l'interface mentionnés ci-haut.
  5. Ajoutez le fichier ayant l'extension .png sous la section Logo PNG pour que le logo de votre unité administrative soit affiché dans les courriels automatisés de Brio qui seront expédiés aux participants.

Dans le cas où une formation serait offerte par un consortium d'organisations ou d'unités administratives, pour ajouter tous les logos côte-à-côte dans le même espace que celui de votre organisation, consultez la section Diffuseurs dans la page Créer une activité de formation.

Le champ Diffuseur permet d'identifier, dans la fiche de la formation, le nom des organisations responsables d'offrir la formation. On distingue le diffuseur d'un partenaire, puisque ce dernier pourrait ne pas avoir participé à la conception ou à l'enseignement de la formation.

Vue dans la fiche de la formation sur le site promotionnel de Brio

Vue dans la vignette de la formation sur le site promotionnel de Brio

Étape 2: Ajouter la politique d'annulation de l'organisation, de l'unité administrative ou spécifique à la formation

Vue dans l'outil de gestion de la formation

À cette étape, vous devez choisir la politique d'annulation qui s'appliquera pour la formation, soit celle de l'organisation, de l'unité administrative ou spécifique à cette formation. Elle sera visible lorsque l'utilisateur cliquera sur le lien Politique d'annulation dans la section Inscription de la fiche de la formation quand elle sera publiée sur le site promotionnel de Brio.

Note: La politique d'annulation de l'organisation doit être saisie par l'administrateur d'unité. Elle s'affichera automatiquement par défaut dans la section Inscription de la fiche de la formation si une politique pour l'unité ou la formation n'a pas été spécifiée.

  1. Cliquez sur l'icône d'engrenage , puis accédez à Organisation et unités dans le menu de gestion.
  2. Cliquez sur l'onglet Organisation, puis sur le sous-onglet Modalités d'inscription.
  3. Rédigez la politique d'annulation.

Note: La politique d'annulation de l'unité administrative doit être saisie par l'administrateur d'unité. Elle s'affichera dans la section Inscription de la fiche de la formation au lieu de celle de l'organisation ou si une politique pour l'organisation ou la formation n'a pas été spécifiée.

  1. Cliquez sur l'icône d'engrenage , puis accédez à Organisation et unités dans le menu de gestion.
  2. Cliquez sur l'onglet Unités, puis sur le sous-onglet Modalités d'inscription.
  3. Rédigez la politique d'annulation.

Note: L'administrateur d'unité ou l'agent de gestion des formations peut saisir une politique d'annulation spécifique pour une formation dans le cas où elle serait différente de celle de son unité administrative et de son organisation. Cette politique s'affichera dans la section Inscription de la fiche de la formation au lieu de celle de l'organisation ou de l'unité administrative, si elles sont été spécifiées auparavant.

Au besoin, consultez la page Ajouter une politique d'annulation au niveau de la formation (ou voir la lettre G à l'étape 4 ci-bas).

Vue dans la fiche de la formation sur le site promotionnel de Brio

Étape 3: Ajouter les coordonnées de l'organisation, de l'unité administrative ou spécifiques à la formation

Vue dans l'outil de gestion de la formation

À cette étape, vous devez choisir les coordonnées (celles de l'organisation, de l'unité administrative ou spécifiques à cette formation) qui s'afficheront dans la section Pour plus d'informations située dans le pied de page de la fiche de la formation, lorsqu'elle sera publiée sur le site promotionnel de Brio. Les visiteurs pourront ainsi communiquer avec le service ou la personne responsable la formation pour obtenir davantage d'information.

Note: Les coordonnées de l'organisation doivent être saisies par l'administrateur d'unité. Elles s'afficheront automatiquement par défaut dans la section Pour plus d'informations si elles n'ont pas été spécifiées pour l'unité administrative ni pour la formation.

  1. Cliquez sur l'icône d'engrenage , puis accédez à Organisation et unités dans le menu de gestion.
  2. Cliquez sur l'onglet Organisation, puis sur le sous-onglet À propos.
  3. Rédigez les coordonnées complètes (nom de l'organisation, adresse, téléphone et courriel).  

Note: Les coordonnées de l'organisation doivent être saisies par l'administrateur d'unité. Ces coordonnées s'afficheront dans la section Inscription de la fiche de la formation au lieu de celle de l'organisation.

  1. Cliquez sur l'icône d'engrenage , puis accédez à Organisation et unités dans le menu de gestion.
  2. Cliquez sur l'onglet Unités, puis sur le sous-onglet À propos.
  3. Rédigez les coordonnées complètes (nom de l'unité administrative (et de la personne responsable s'il y a lieu), adresse, téléphone et courriel).

Note: L'administrateur d'unité ou l'agent de gestion des formations peut saisir des coordonnées pour une formation si elles sont différentes de celles de l'unité administrative et de l'organisation. Ces coordonnées s'afficheront dans la section Inscription de la fiche de la formation au lieu de celles de l'organisation ou de l'unité administrative.

Au besoin, consultez la page Inscrire les coordonnées du service ou de la personne ressource (ou voir la lettre F à l'étape 4 ci-bas).

Vue dans la fiche de la formation sur le site promotionnel de Brio

Informations nécessaires au niveau de la formation

Étape 4: Compléter la section À propos dans la fiche de la formation

Vue dans l'outil de gestion de la formation

Consultez, au besoin, la page Détailler une formation.

Vue dans la fiche de la formation sur le site promotionnel de Brio

Consultez, au besoin, la page Voir l'aperçu d'une formation sur le site promotionnel de Brio. Pour les lettres F et G, consultez les étapes 2 et 3 ci-haut.

Étape 5: Compléter la section Description et objectifs dans la fiche de la formation

Placez l'information importante en premier dans le haut de la page, ainsi que des mots-clés (dans les 160 premiers caractères de la description de la formation dans la fiche de la formation) régulièrement utilisés par les visiteurs qui effectuent des recherches sur le Web afin d'optimiser le référencement de votre formation. Il est possible d'utiliser des outils en ligne comme Google Trends pour trouver des mots-clés populaires.

Important: Le contenu et la mise en page (liste à puces, gras, etc.) dans la section Objectifs se transféreront également dans l'attestation de participation ou de réussite, si le gabarit d'attestation contient la variable %%formation.objectifs%%.

Vue dans l'outil de gestion de la formation

Vue dans la fiche de la formation sur le site promotionnel de Brio

Étape 6: Compléter la section Clientèle et préalables dans la fiche de la formation

Vue dans l'outil de gestion de la formation

Vue dans la fiche de la formation sur le site promotionnel de Brio

Étape 7: Compléter la section Contenu dans la fiche de la formation

Vue dans l'outil de gestion de la formation

Utilisez les styles et les attributs de texte (gras, italique, liste à puces, etc.) pour mettre en page le contenu et hiérarchiser l'information dans cette section.

Vue dans la fiche de la formation sur le site promotionnel de Brio

Étape 8: Compléter la section Formateurs et partenaires dans la fiche de la formation

Vue dans l'outil de gestion de la formation

IMPORTANT

Seulement le ou les formateurs ajoutés dans la section Formateurs et partenaires (au niveau de la formation) apparaîtront dans la fiche de la formation lorsqu'elle sera publiée sur le site promotionnel de Brio.

Si un ou plusieurs formateurs sont ajoutés dans les groupes (section Formateurs), ceux-ci ne s'ajouteront pas automatiquement dans cette section, ni dans la fiche de la formation. Au besoin, consultez la page Gérer les formateurs. L'agent de gestion des formation devra donc les ajouter manuellement dans la section Formateurs et partenaires à l'aide du lien Ajouter un formateur pour qu'ils soient visibles sur le site promotionnel de Brio.

La taille recommandée pour la photo est de 192 pixels x 192 pixels.

Lorsque les visiteurs cliqueront sur le logo des partenaires dans la fiche de la formation, ils seront dirigés automatiquement vers leur site Web si le lien hypertexte a été ajouté dans l'outil de gestion de la formation.

Vue dans la fiche de la formation sur le site promotionnel de Brio

Étape 9: Compléter la section Évaluation et reconnaissance dans la fiche de la formation

Avis

Les modes d’évaluation (participation et résultat), ainsi que le nombre d’UEC ne seront pas visibles dans la fiche de la formation lorsqu'elle sera publiée sur le site promotionnel de Brio. Cependant, dans la section Reconnaissance, le nombre d'UEC peut y être inscrit manuellement pour que cette information apparaisse dans la fiche.

Si des attestations de participation ou de réussite devront être produites ultérieurement pour les participants, le ou les modes d'évaluation appropriés devront être activés dans cette section. Pour plus d'informations, consultez la page Gérer et associer des gabarits d'attestation.

Vue dans l'outil de gestion de la formation

Vue dans la fiche de la formation sur le site promotionnel de Brio

Étape 10: Ajouter une image dans la fiche de la formation

Recommandations

  • Sélectionnez une image illustrant bien la thématique de votre formation. Elle deviendra un point de repérage important sur le site promotionnel de Brio (principe de scannabilité), en plus d'agir en tant que levier pour améliorer la communication et la compréhension de l'information.
  • Choisissez une image sans logo ni contenu texte, car ils ne seront pas référencés dans les moteurs de recherche sur le Web contrairement au titre de la formation.
  • Privilégiez des images en haute résolution (taille d'environ 1 920 pixels par 1 080 pixels) pour obtenir une qualité professionnelle, car celles-ci seront automatiquement compressées lorsqu'elles seront téléversées dans l'outil de gestion de la formation. Elles auront pour effet notamment de rehausser la confiance et une impression durable chez les visiteurs.
  • Respectez le droit d'auteur en utilisant des images libres de droit dans des banques d'images professionnelles comme Pixabay, Unsplash, Pexels et Creative Commons Search. Pour les formations payantes, les images doivent également être à usage commercial. Dans ces banques, on y retrouve les restrictions des auteurs quant à l'utilisation de leurs images qui sont souvent illustrées par les symboles de la licence Creative Commons. L'Université Laval met également à la disposition de ses employés une banque d'images dans la rubrique Photographies et images de la section Identité visuelle de la marque sur le site Web du Programme d'identité visuelle.

Vue dans l'outil de gestion de la formation

Vue dans la fiche de la formation sur le site promotionnel de Brio

Vue dans la vignette sur le site promotionnel de Brio

Avis

Une seule vignette pour la formation apparaîtra sur le site promotionnel de Brio. Elle est sélectionnée automatiquement en fonction de la date de début de la période d'inscription la plus récente. Lorsque le visiteur cliquera sur la vignette, il aura accès aux groupes publiés dont la période d'inscription est en cours et à venir.

Informations nécessaires au niveau des groupes

Étape 11: Compléter les sections Horaire et Modalités d'inscription au niveau des groupes

Le bloc Inscription, qui demeure visible en tout temps à la droite dans la fiche d'une formation publiée sur le site promotionnel de Brio, contient l'ensemble des groupes et des clientèles qui auront été publiés (sauf les clientèles privées), ainsi que les informations importantes provenant des sections Horaire et Modalités d'inscription (formule d'enseignement, période d'inscription, liste des séances, coût, lien vers le formulaire d'inscription, etc.).

Ainsi, après avoir publié la fiche de la formation, si aucun groupe n'est publié par la suite, le bloc Inscription ne contiendra aucune information et les visiteurs ne pourront pas s'inscrire en ligne à la formation ni savoir quand il sera possible de le faire. Lorsque les groupes auront été publiés, l'état de la période d'inscription (en cours, terminée ou à venir) s'ajoutera automatiquement.

Pour créer les groupes et en effectuer la gestion, consultez, au besoin, les pages suivantes:

Vue dans l'outil de gestion de la formation

Vue dans la fiche de la formation sur le site promotionnel de Brio

Étape 12: Publier votre formation et les groupes

Consultez, au besoin, les pages Publier une formation et Publier un groupe ou une cohorte.

La vignette de la formation apparaîtra sur le site promotionnel de Brio à l'adresse suivante: brioeducation.ca.