Inscrire, désinscrire, réinscrire ou retirer manuellement un participant
Inscrire un participant manuellement dans une clientèle d'un groupe ou d'une cohorte
L’inscription d'un participant dans une clientèle d'un groupe ou d'une cohorte peut s’effectuer de plusieurs manières:
- L’agent de gestion des formations peut inscrire manuellement un apprenant, qui possède ou non un compte Brio, dans la liste des participants du groupe ou de la cohorte d'une formation.
- L'agent de gestion des formations peut partager le lien vers le formulaire d'inscription (en ligne) de cette clientèle à l'apprenant pour qu'il s'inscrive lui-même à la formation qui est publiée ou non sur le site promotionnel de Brio.
- Le participant peut s'inscrire à la formation en remplissant le formulaire d'inscription (en ligne) de la clientèle appropriée à partir de la fiche de la formation qui est publiée sur le site promotionnel de Brio.
Cliquez sur Inscrire un participant.
La fenêtre Inscrire un participant s'ouvre.
Cochez la case appropriée dans la section Clientèle, puis cliquez sur Continuer.
Vérifiez si le participant possède ou non un compte Brio.
a) Inscrivez le nom de l'utilisateur Brio, dans le champ de recherche. Utilisez les guillemets avant et après le prénom et le nom (ex: ''julie tremblay'') pour une recherche précise.
b) Cliquez sur le nom approprié, puis appuyez sur la touche [Entrée] de votre clavier.
c) Vérifiez les coordonnées du participant dans la section Renseignements personnels du participant surtout dans le cas où plusieurs utilisateurs Brio auraient le même nom).
d) Cliquez sur le bouton Continuer.
a) Inscrivez le prénom, le nom et l'adresse courriel du participant en prenant soin de vérifier l'orthographe, car un compte Brio (non activé) lui sera créé avec ces données.
b) Cliquez sur Continuer.
Conseil
Le participant recevra également un courriel automatisé de Brio l'invitant à activer à son compte Brio pour accéder à la formation à laquelle il a été inscrit.
Consultez la page Activer son compte Brio dans la section Apprenant pour connaître les démarches que ce participant, en tant que nouvel utilisateur Brio, devra effectuer par la suite.
Réalisez les étapes énumérées ci-bas pour continuer l'inscription du participant à la formation.
Le coût de la formation qui a été saisi initialement dans la clientèle de ce groupe ou cette cohorte s’affiche automatiquement dans le champ Coût pour ce participant.
Ce montant inclut les taxes si le coût de la formation pour cette clientèle a été paramétré taxable auparavant.
Modifiez, si nécessaire, le montant de la formation pour ce participant dans le champ Coût pour ce participant.
Accédez à la fiche du participant.
Cliquez sur l'onglet Paiement, puis accédez à la section Coût pour ce participant pour vérifier le montant.
Ajoutez une note de suivi (voir lettre D) afin de préciser la raison de l'ajustement du coût de la formation pour ce participant (recommandé)
Important
Il est important de vérifier si le participant a payé sa formation, en totalité ou en partie, ainsi que le mode de paiement qu'il a choisi (facturation, chèque, carte de débit ou de crédit au moyen d'un terminal, virement bancaire, etc.). Dans ce cas, il est important de garder une trace du ou des paiements effectués en inscrivant une transaction de paiement dans la section Transactions manuelles de la fiche du participant.
Cette option s’affiche si le mode de paiement par facturation a été sélectionné préalablement pour cette clientèle. La facture est produite et expédiée par l'unité administrative responsable de la formation.
Cochez, si nécessaire, la case Oui si ce participant doit payer sa formation sur réception d'une facture, puis indiquez le destinataire de la facture en cochant l'une ou l'autre des options suivantes:
- À une organisation et inscrivez les coordonnées requises.
- Au participant et inscrivez les coordonnées requises.
Avis
Si le participant a déjà payé sa formation, en totalité ou en partie, sur réception de la facture, dans ce cas, il est important de garder une trace du ou des paiements effectués en inscrivant une transaction de paiement dans la section Transactions manuelles de la fiche du participant.
Cochez la case Oui si le participant a déjà payé sa formation en totalité ou en partie, puis:
- Inscrivez le montant que le participant a payé pour sa formation.
- Sélectionnez le mode de paiement utilisé (argent, carte de crédit, carte de débit ou chèque) dans la liste déroulante.
Consultez le statut de paiement (Payé, Payé en partie ou Non payé) sera indiqué dans la colonne Suivi du paiement dans la liste des participants du groupe ou de la cohorte.
Avis
Si le participant a déjà payé sa formation, en totalité ou en partie, sur réception de la facture, dans ce cas, il est important de garder une trace du ou des paiements effectués en inscrivant une transaction de paiement dans la section Transactions manuelles de la fiche du participant.
Accédez à la fiche du participant.
Cliquez sur l'onglet Paiement, puis aux sections Paiement reçu et Transactions manuelles pour vérifier que le montant et le mode de paiement se sont ajoutés automatiquement.
Ajoutez, si nécessaire, des précisons supplémentaires dans le champ Notes de suivi pour ce participant.
Pour plus d'information, consultez la page Ajouter ou consulter une note de suivi.
Cochez la case Confirmer l’inscription au participant par courriel (recommandé) afin que le participant reçoive automatiquement un courriel lui confirmant son inscription à la formation.
Pour voir des exemples de courriels expédiés aux participants, consultez la page Courriel de confirmation d'inscription à une activité de formation régulière.
Cliquez sur Inscrire au bas de la fenêtre pour inscrire le participant à la formation.
Vérifiez ensuite que le participant a été ajouté automatiquement dans la liste des participants du groupe ou de la cohorte dans le sous-onglet Inscrits.
Pour voir plusieurs exemples de courriels, consultez les sections Courriel de confirmation d'inscription à une activité de formation régulière et Courriel de confirmation d'inscription à une autoformation.
Avis
Pour les nouveaux participants dont un compte Brio a été créé provisoirement avec les données qui ont été saisies, si le délai d'activation de leur compte Brio devient périmé ou si le participant ne parvient pas à retracer le courriel qu'il a reçu, il est possible:
Désinscrire un participant d'une clientèle d'un groupe ou d'une cohorte
Il est possible de désinscrire un participant d'une formation de deux façons, soit:
- À partir de la liste des participants inscrits du groupe ou de la cohorte
- À partir de la fiche du participant concerné
Cependant, le participant ne doit pas avoir été évalué quant à sa participation (mention Satisfaisante ou Insatisfaisante) et/ou son résultat (mention Succès ou Échec), sinon le message suivant apparaîtra:
Accédez à la fiche du participant.
Cliquez sur l'onglet Inscription, puis sur Désinscrire le participant.
Une fenêtre Désinscrire le participant? s’ouvre.
Cochez la case Informer (nom du participant) par courriel (recommandé), puis cliquez sur le bouton Désinscrire.
Cliquez sur le sous-onglet Désinscrits dans l'onglet Participants.
Vérifiez que le participant a été transféré automatiquement dans la liste des participants désinscrits.
Cliquez sur le menu d’options
situé à droite sur la ligne du participant concerné, puis sur Désinscrire le participant.
Une fenêtre Désinscrire le participant? s’ouvre.
Cochez la case Informer (nom du participant) par courriel (recommandé), puis cliquez sur le bouton Désinscrire.
Cliquez sur le sous-onglet Désinscrits dans l'onglet Participants.
Vérifiez que le participant a été transféré automatiquement dans la liste des participants désinscrits.
Pour voir un exemple de courriel, consultez la section Courriel d'annulation d'inscription.
Important
En désinscrivant le participant de la formation, celui-ci n'est pas automatiquement remboursé s'il avait payé sa formation en totalité ou en partie (si la clientèle est paramétrée payante et contenait un plan de versements ou non).
Cette opération doit être effectuée manuellement par un agent de gestion des formations par la suite. Pour plus d'information, consultez la page Inscrire une transaction de remboursement dans la fiche du participant.
Par la suite, consultez la section ci-bas pour retirer le participant du groupe, si nécessaire. Cependant, il est recommandé de le conserver à cet endroit dans le cas où il souhaiterait ultérieurement être réinscrit dans ce groupe.
Réinscrire un participant dans un groupe ou une cohorte
Réinscrire un participant dans la même clientèle
Il est possible de réinscrire un participant à une formation, dans la même clientèle d'un groupe ou d'une cohorte, de deux façons:
- À partir de la fiche du participant concerné
- À partir de la liste des participants désinscrits du groupe ou de la cohorte
Lorsqu'un participant est désinscrit, puis réinscrit par la suite dans la même clientèle de ce groupe ou cette cohorte, il accède au même site de formation. Toutes les activités que le participant avait réalisées auparavant ont été conservées afin qu'il soit en mesure de continuer sa formation au moment où il était rendu lors de sa désinscription.
En résinscrivant le participant dans la même clientèle, il n'y aura qu'une seule fiche de formation à son nom.
Accédez à la fiche du participant.
Cliquez sur l'onglet Inscription, puis sur le sous-onglet Réinscrire le participant.
La fenêtre Réinscrire le participant s'ouvre.
Ajoutez des précisions supplémentaires dans le champ Notes de suivi au besoin.
Cochez la case Confirmer l'inscription au participant par courriel, puis cliquez sur le bouton Enregistrer.
Cliquez sur le sous-onglet Inscrits dans l'onglet Participants.
Vérifiez que le participant a été automatiquement transféré dans la liste des participants inscrits.
Accédez à la fiche du participant.
Vérifiez si le participant avait été remboursé auparavant lors de sa désinscription.
- Si le participant a été remboursé, consultez la section Inscrire une transaction de paiement.
- Si le participant n'a pas été remboursé, les paiements qu'il avait effectués auparavant n'ont pas été annulés.
Accédez à la fiche du participant.
Cliquez sur le sous-onglet Désinscrits.
Cliquez sur le menu d'options 
sur la ligne du participant concerné, puis sur Réinscrire le participant.
La fenêtre Réinscrire le participant s'ouvre.
Ajoutez des précisions supplémentaires dans le champ Notes de suivi au besoin.
Cochez la case Confirmer l'inscription au participant par courriel, puis cliquez sur le bouton Enregistrer.
Cliquez sur le sous-onglet Inscrits dans l'onglet Participants.
Vérifiez que le participant a été automatiquement transféré dans la liste des participants inscrits.
Accédez à la fiche du participant.
Vérifiez si le participant avait été remboursé auparavant lors de sa désinscription.
- Si le participant a été remboursé, consultez la section Inscrire une transaction de paiement.
- Si le participant n'a pas été remboursé, les paiements qu'il avait effectués auparavant n'ont pas été annulés.
Pour voir un exemple de courriel, consultez la section Courriel de confirmation de réinscription.
Réinscrire un participant dans une clientèle différente
Cliquez sur le sous-onglet Inscrits, puis sur le lien Inscrire un participant pour le réinscrire dans une clientèle différente.
Réalisez les mêmes étapes que celles mentionnées dans la section ci-haut Inscrire un participant manuellement dans une clientèle d'un groupe ou d'une cohorte.
Pour voir un exemple de courriel, consultez la section Courriel de confirmation de réinscription.
Retirer un participant de la liste des participants désinscrits du groupe ou de la cohorte
Avis
Le retrait d'un participant d'une clientèle d'un groupe ou d'une cohorte peut être réalisé uniquement si aucune transaction n'a été effectuée et si aucune note de suivi n'a été ajoutée à son dossier.
Retirer un participant permet d’annuler son inscription sans laisser de trace dans son dossier d’apprenant. La suppression d’une inscription peut être effectuée dans le cas où, par exemple, un participant a été inscrit par erreur.
Pour supprimer une inscription, le participant doit être préalablement désinscrit. Pour plus d’information, consultez la section ci-haut Désinscrire un participant d'une clientèle d'un groupe ou d'une cohorte.
Cliquez sur le sous-onglet Désinscrits et repérez le participant qui doit être retiré du groupe ou de la cohorte.
Cliquez sur le menu d'options 
sur la ligne du participant concerné, puis sur Supprimer l'inscription.
Une fenêtre Supprimer l'inscription du participant? s’ouvre.
Cliquez sur le bouton Supprimer l’inscription pour confirmer le retrait complet du participant de ce groupe ou cette cohorte.
