Ajouter un paiement ou un remboursement
Accéder à la liste des participants d’un groupe
Sélectionnez Gestion de la formation dans le menu supérieur.
L'outil de gestion de la formation s’affiche.
Cliquez sur Formations dans le menu de gestion.
Cliquez sur le titre de l'activité de formation ciblée.
Au besoin, inscrivez le code ou le titre de l'activité de formation dans la barre de recherche ou utilisez le menu déroulant pour sélectionner l’unité administrative correspondant à l'activité de formation recherchée.
La fiche de l’activité de formation s’ouvre. Sélectionnez l’onglet Groupe(s).
Cliquez sur le nom du groupe auquel vous souhaitez accéder.
Sélectionnez l’onglet Participants.
Accéder à la liste des participants d'une cohorte
Sélectionnez Gestion de la formation dans le menu supérieur.
L’outil gestion de la formation s’affiche.
Cliquez sur Formations dans le menu de gestion.
Cliquez sur le sous-onglet Programmes.
Cliquez sur le titre du programme ciblé. Au besoin, inscrivez le code ou le titre du programme dans la barre de recherche ou utilisez le menu déroulant pour sélectionner l'unité administrative correspondant au programme recherché.
La fiche du programme s’ouvre.
Sélectionnez l’onglet Cohorte(s).
Cliquez sur le nom de la cohorte à laquelle vous souhaitez accéder.
Sélectionnez l’onglet Participants.
Ajouter un paiement
Afin de garder des traces des transactions effectuées par des ventes par facturation, par un paiement en personne par chèque ou carte de débit, l’agent de gestion des formations ou l’administrateur doit manuellement inscrire l’ajout d’un paiement dans la fiche du participant. L'information est donc saisie, mais ne génère aucune transaction automatique.
Cliquez sur le lien Fiche du participant du participant ciblé.
Cliquez sur l’onglet Paiement.
Cliquez sur le menu d’options 
correspondant à Transactions manuelles.
Cliquez sur Ajouter un paiement.
La fenêtre Ajouter un paiement s’affiche.
Inscrivez le montant payé (en dollars canadiens).
À l’aide du menu déroulant, sélectionnez un mode de paiement (argent, carte de débit, carte de crédit, chèque ou autre).
Au besoin, inscrivez une note de suivi.
Une note de suivi permet de consigner des informations sur un participant en lien à la formation à laquelle il est inscrit. La note de suivi est visible uniquement par les utilisateurs ayant accès à l’outil de gestion de la formation.
Cliquez sur Enregistrer.
Conseil
L’option Autre peut être sélectionnée lorsque le paiement a été fait sur une autre plateforme ou pour indiquer que le suivi du paiement de la facture est pris en charge par un autre département, par exemple.
Au besoin, inscrivez les détails dans la note de suivi du participant.
Ajouter un remboursement en ligne
Un remboursement en ligne s'effectue dans le compte bancaire du participant si celui-ci a payé son inscription par carte de crédit via le formulaire d'inscription en ligne.
Avis
En cas d’annulation, référez-vous à la politique d’annulation de votre organisation ou spécifique à la formation. Pour plus d’informations, consultez la section Préciser la politique d’annulation.
Cliquez sur le lien Fiche du participant du participant ciblé.
Cliquez sur l'onglet Paiement.
Cliquez sur le menu d’options .
Cliquez sur Rembourser le participant.
La fenêtre Rembourser le participant s’affiche.
Inscrivez le montant remboursé (en dollars canadiens).
Avis
Le montant remboursé doit être inférieur (remboursement partiel) ou égal (remboursement total) au coût de la formation.
Au besoin, inscrivez une note de suivi.
Une note de suivi permet de consigner des informations sur un participant en lien avec la formation à laquelle il est inscrit. La note de suivi est visible uniquement par les utilisateurs ayant accès à l’outil de gestion de la formation. Pour plus d’informations, consultez les sections Consulter une note de suivi et Modifier une note de suivi.
Cliquez sur Enregistrer.
Les informations de remboursement s’affichent à deux endroits:
- dans la fiche du participant
- dans la liste des participants du groupe
Lorsque le remboursement est effectué en ligne, avec la même carte de crédit qui a servi à au paiement de l’inscription, le participant reçoit automatiquement un courriel de confirmation de remboursement. Cependant, il faut compter un délai de 24 heures avant que la transaction s’effectue.
Inscrire un remboursement dans le suivi des transactions
Si le paiement a été réalisé par facturation par le participant, le remboursement devra être noté manuellement afin de garder des traces des transactions. L'information saisie ne génère aucune transaction automatique.
Avis
En cas d’annulation, référez-vous à la politique d’annulation de votre organisation ou spécifique à la formation. Pour plus d’informations, consultez la section Préciser la politique d’annulation.
Cliquez sur le lien Fiche du participant du participant ciblé.
Cliquez sur l’onglet Paiement.
Cliquez sur le menu d’options .
Cliquez sur Ajouter un remboursement.
La fenêtre Ajouter un remboursement s’affiche.
Inscrivez le montant remboursé (en dollars canadiens).
Avis
Le montant remboursé doit être inférieur (remboursement partiel) ou égal (remboursement total) au coût de la formation.
À l’aide du menu déroulant, sélectionnez le mode de paiement désiré.
Au besoin, inscrivez une note de suivi.
Une note de suivi permet de consigner des informations sur un participant en lien avec la formation à laquelle il est inscrit. La note de suivi est visible uniquement par les utilisateurs ayant accès à l’outil de gestion de la formation. Pour plus d’informations, consultez les sections Consulter une note de suivi et Modifier une note de suivi.
Cliquez sur Enregistrer.
Les informations de remboursement s’affichent à deux endroits:
- dans la fiche du participant
- dans la liste des participants du groupe