Configurer le mode d'évaluation et produire les attestations: les étapes clés

Vous participez à la gestion du processus d’évaluation des participants et à la production des attestations pour les formations offertes par votre équipe? Découvrez les étapes clés qui vous permettront de paramétrer le mode d'évaluation et de réaliser l’ensemble des étapes menant à la production des attestations.

Vue globale

Avant de débuter, sachez qu’il est possible d’évaluer vos participants sans produire d’attestations, mais qu’il n’est à l’inverse pas possible de produire des attestations sans avoir procédé à l’évaluation au préalable. Cet article vous présente le processus complet, de l’évaluation à l’émission d’attestations.

Modes d’évaluation

Deux modes d’évaluation sont disponibles dans Brio: l’évaluation de la participation et l’évaluation de la réussite.

L’évaluation de la participation a souvent lieu dans un contexte de formation continue sans évaluations sommatives selon les conditions définies par les responsables de la formation. Par exemple, un participant qui complète toutes les activités obligatoires ou qui a atteint un seuil de participation minimal requis reçoit une participation satisfaisante. Dans le cas contraire, il reçoit une participation insatisfaisante.

L’évaluation du résultat a souvent lieu dans un contexte de formation avec évaluations sommatives. Selon son résultat final au terme de la formation par exemple, le participant reçoit la mention de succès ou d’échec.

Attestations

Il est possible de produire une attestation selon le mode d’évaluation activé pour cette activité de formation. L’évaluation de la participation permet ainsi la production d’attestation de participation, tandis que l’évaluation du résultat permet la production d’attestation de réussite.

Dépendamment du mode d’évaluation, le participant recevra:

• Attestation de participation et mention participation satisfaisante
• Attestation de réussite et mention succès

Vous devez également savoir que le processus d’évaluation et de production d’attestations comprend différentes étapes et se fait à trois niveaux:

• dans la fiche de formation
• dans la fiche du groupe
• dans le site de formation ou dans la liste et fiches des participants (selon la méthode d’évaluation et de production choisie)

1. Activer le mode d'évaluation

La première étape à effectuer consiste à activer le mode d’évaluation dans la fiche de l’activité de formation, préférablement à la création de l’activité.

Dans l’onglet Évaluation et reconnaissance de la fiche de la formation, activez le mode d’évaluation de votre choix.

2. Associer le gabarit d'attestation à la clientèle

Rendez-vous maintenant dans la fiche d’un groupe, puis dans l’onglet Attestations. Associez le gabarit d’attestation et/ou de réussite à la clientèle.

Une fois le gabarit associé, il est également possible de vérifier l’affichage avec les données de la formation. Si des données sont manquantes, vous en serez d’ailleurs informé et devrez renseigner les onglets nécessaires à la production.

Pour tous les détails, consultez la procédure Associer des gabarits d’attestation à des clientèles.

3. Évaluer et produire les attestations

Différentes options s’offrent à vous afin d’évaluer vos participants et produire les attestations. Sommairement, trois options sont possibles:

• Produire des attestations automatiquement
• Produire des attestations manuellement en lot
• Produire des attestations manuellement par participant

Ce choix sera fait en fonction du contexte de votre formation et des réalités de votre organisation. Sachez qu’il est également possible de combiner des actions manuelles et en lot afin d’optimiser le travail de la personne responsable de l’évaluation, ce que nous appelons communément l’option hybride.

Voyons maintenant chaque méthode et comment paramétrer le tout selon celle choisie.

Évaluation et production automatique des attestations

Habituellement, la méthode de production automatique des attestations est privilégiée lorsque les participants sont entièrement autonomes dans leur formation et qu’aucun suivi supplémentaire de la part du formateur ou de l’agent de gestion des formations n’est requis. Pensons, par exemple, à une autoformation comprenant des activités obligatoires à compléter.

Pour ce faire:

• Activez l’évaluation automatique dans la fiche du groupe, onglet Site de formation

• Activez la production automatique des attestations pour ce groupe
• Ajoutez au moins une condition dans le site de formation

Lorsqu’un participant satisfait aux conditions définies dans le site de formation, il obtient automatiquement une participation satisfaisante et/ou un résultat succès, ce qui produit automatiquement l’attestation de participation/réussite. Cette dernière est ainsi déposée dans Mon Parcours.

Évaluation et production manuelle des attestations pour l’ensemble des participants (en lot)

La production manuelle des attestations est habituellement choisie lorsque le formateur ou l’agent de gestion des formations veut attendre la fin de la formation et émettre les attestations au même moment, pour l’ensemble du groupe. On peut penser ici à une formation avec liste de présences à remplir au terme de la formation par exemple.

Pour cette méthode d’évaluation et de production, il n’y a pas de configuration particulière. Rendez-vous dans le menu options de la liste des participants et procédez ainsi:

• Attribuez une participation satisfaisante ou un résultat de succès à tous les participants
• Produisez l’attestation de tous les participants

Évaluation et production manuelle des attestations par participant

Pour un suivi plus personnalisé, vous pouvez choisir d’attribuer la participation satisfaisante ou le résultat de succès par participant et de produire individuellement les attestations.

Dans ce cas, pour chaque participant, vous devez :

• Attribuer une participation satisfaisante ou un résultat de succès manuellement
• Produire l’attestation manuellement

Méthode « hybride »

La production d’attestation par participant permet un suivi très personnalisé. En revanche, cette méthode peut s’avérer très fastidieuse si vous comptez de nombreux participants dans vos groupes de formation.

Dans ce genre de situation, il est conseillé d’utiliser une méthode hybride de production. Vous pouvez modifier la participation ou le résultat individuellement pour certains participants et ensuite produire les attestations en lot pour le reste du groupe et ainsi optimiser votre travail.

Suivez les étapes suivantes:

• Attribuez une participation ou un résultat à partir de la fiche de chaque participant ciblé.

• Utilisez le filtre Attestation à produire dans la liste des participants.
• Produisez l’attestation que pour les participants évalués.

4. Consulter et supprimer les attestations

Les dernières possibilités de gestion des attestations sont la consultation et la suppression.

Vous pouvez consulter et télécharger l’attestation d’un participant après la production à partir de la fiche du participant.

Pour ce faire, cliquez sur Voir l’attestation de participant.

Vous pouvez également supprimer une attestation produite à partir de la fiche du participant. Pour ce faire, cliquez sur le menu d’options de la fiche du participant et choisissez cette option.

Si le participant a déjà consulté son attestation, un message s’affiche afin de vous en informer. Vous pouvez aussi inscrire la raison de la suppression dans le champ texte, mais sachez que cette information n’est pas visible pour le participant et que Brio n’envoie pas de courriel pour l’informer de la suppression.

Voilà, vous détenez maintenant l’ensemble des informations pour gérer les évaluations et produire les attestations efficacement.  Pour en apprendre davantage, consultez notre offre de formations.

Bonne poursuite!