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Administrer votre unité Brio

Votre équipe s’apprête à bénéficier de la solution Brio et vous jouerez bientôt un rôle d’administrateur ou d’administratrice? À ce titre, vous devez développer une maîtrise approfondie de l’ensemble des composantes de Brio dans le but de veiller à son utilisation efficiente par les autres membres de votre équipe. Cette page vous présente la structure hiérarchique dans Brio ainsi que les différentes tâches associées à votre rôle d’administrateur ou d’administratrice afin que vous puissiez contribuer à un déploiement graduel réussi.

À qui s’adresse cette page?

Ce contenu s’adresse aux utilisateurs d’établissement d’enseignement post-secondaire ou d’organisation offrant de la formation à leurs employés dans le cadre de la formation continue.

Plus d'informations sur les profils des utilisateurs.

Structure d’une organisation

La structure dans Brio est étroitement liée à la gestion de l’offre de formation au sein de votre organisation.  Elle se compose de trois niveaux hiérarchiques:

  1. Organisation
  2. Unité(s)
  3. Sous-unité(s)

Le terme unité administrative désigne ces trois entités, soient l’organisation, l’unité ou la sous-unité qui est responsable de la gestion administrative d’une formation. Un rôle d'administrateur ou d’administratrice peut être octroyé à chacun de ces niveaux.

Organisation

Une organisation distincte dans Brio doit d’abord être créée lorsqu’une nouvelle organisation commence à utiliser Brio. Cela est nécessaire afin d’assurer une gestion confidentielle de l’ensemble des données de formation d’une organisation, par exemple les contenus pédagogiques, la liste des utilisateurs et le noms des formateurs. En effet, les organisations constituent un mode de segmentation étanche: il n’y a aucun lien dans Brio entre une organisation et une autre.

Unités et sous-unités

Une organisation dans Brio dispose de deux autres niveaux hiérarchiques pour structurer la gestion de son offre de formation: les unités et les sous-unités.

  • Une unité est une division administrative d'une organisation. Elle sert à segmenter une organisation. Elle peut inclure des sous-unités.
  • Une sous-unité est une division administrative d'une unité de l'organisation. Elle permet de segmenter une unité.

Une unité ou une sous-unité peut être assignée à une équipe chargée de la gestion d’une offre de formation distincte. Le fait de créer une unité ou une sous-unité permet d'octroyer, selon votre gestion à l'interne ou la structure de vos services, des rôles de gestion uniquement aux personnes concernées, ce qui assure la confidentialité des données gérées (sur les formations et les participants, par exemple) pour chaque équipe.

La structuration d’une organisation en unités et en sous-unités peut refléter les différentes directions, services ou facultés de votre organisation, mais elle peut également être différente de votre organigramme fonctionnel. Elle n’est pas non plus nécessairement en lien avec les thématiques (catégories) des formations ni avec les clientèles d’apprenants visés.

Tâches à réaliser pour débuter le déploiement de Brio

  1. Déterminez la structure de votre organisation ou de votre unité Brio, puis acheminez une demande de création d’une organisation, d’une unité ou d’une sous-unité à la personne chargée de vous accompagner dans votre déploiement.
    Pour identifier les unités et les sous-unités de votre organisation, voici les questions à vous poser : quelles sont les équipes responsables de la gestion de l’offre de formation au sein de l’organisation? Une segmentation étanche doit-elle être réalisée pour assurer la confidentialité des données de formation entre ces équipes?
  2. Assignez des rôles de gestion aux personnes concernées:
    1. Assurez-vous de bien comprendre les rôles et les privilèges dans Brio, tout particulièrement la distinction entre les privilèges de l’administrateur et ceux de l’agent de gestion des formations.
    2. Communiquez avec les personnes concernées (agent de gestion des formations ou administrateur) et assurez-vous qu’elles comprennent également bien les tâches qui seront attendues d’elles dans Brio. Invitez-les à s’inscrire aux formations offertes sur l’utilisation de Brio en fonction de leur rôle.
    3. Octroyez les accès aux personnes désignées. Nous vous recommandons de limiter les accès nécessaires afin de préserver la sécurité des données tout en assurant la continuité de services en cas absence.
  3. Renseignez les informations de base de votre unité administrative:
    1. Ajoutez un logo en deux formats: SVG et PNG (s’il y a lieu).
    2. Ajoutez une description et des coordonnées.
  4. Déterminez les orientations pour votre nomenclature de codes de formations.
  5. Préparez et ajoutez les gabarits d’attestation de votre unité.

Tâches en continu d’un administrateur ou d’une administratrice

Une fois Brio déployé plus largement au sein de votre unité administrative, votre rôle d’administrateur ou d’administratrice consistera à réaliser les tâches suivantes selon les besoins ponctuels, et en collaborations avec les autres administrateurs:

Tâches à considérer pour un déploiement complet de Brio

Lorsque le volume de formation le justifiera, vous pourrez exercer un leadership afin d’uniformiser les pratiques au sein de votre unité administrative. Vous pourrez notamment mettre en place des orientations et des bonnes pratiques concernant:

Pour faciliter le repérage de certaines informations utiles à la gestion de votre offre de formation, vous pourrez également :

Formations Brio complémentaires