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Paramétrer l’inscription, les clientèles et les formulaires

Accéder à l’onglet Modalité d’inscription d’un groupe

1.

Sélectionnez Gestion de la formation dans le menu supérieur.

2.

L'outil de gestion de la formation s'affiche.
Cliquez sur Formations dans le menu de gestion.

3.

Cliquez sur le titre de la formation ciblée.
Au besoin, inscrivez le code ou le titre de la formation dans la barre de recherche ou utilisez le menu déroulant pour sélectionner l’unité administrative correspondant à la formation recherchée.

4.

Sélectionnez l’onglet Groupe(s).

5.

Cliquez sur le nom du groupe auquel vous souhaitez accéder.

6.

La fiche du groupe s'affiche.
Cliquez sur le sous-onglet Modalités d'inscription.

Accéder à l’onglet Modalité d’inscription d’une cohorte

1.

Sélectionnez Gestion de la formation dans le menu supérieur.

2.

L'outil de gestion de la formation s'affiche.
Cliquez sur Formations dans le menu de gestion.

3.

Cliquez sur le sous-onglet Programmes.

4.

Cliquez sur le titre du programme ciblé.
Au besoin, inscrivez le code ou le titre du programme dans la barre de recherche ou utilisez le menu déroulant pour sélectionner l’unité administrative correspondant au programme recherché.

5.

La fiche du programme s’ouvre.
Sélectionnez l’onglet Cohorte(s).

6.

Cliquez sur le nom de la cohorte à laquelle vous souhaitez accéder.  

7.

La fiche de la cohorte s’affiche.
Cliquez sur le sous-onglet Modalités d’inscription.

Inscrire la période d’inscription et le nombre de participants

1.

Accédez au sous-onglet Modalités d’inscription du groupe ou de la cohorte ciblé.

2.

Cliquez sur l’icône du crayon .

3.

La fenêtre Inscription s’affiche.
Cliquez sur les icônes de calendrier pour saisir les dates de début et de fin de la période d’inscription.

4.

Inscrivez le nombre minimum de participants dans le champ texte Seuil de rentabilité ainsi que le nombre maximal dans le champ texte Capacité maximale.

5.

Cliquez sur Enregistrer.

Si le lien du formulaire d’inscription est accessible avant la période d’inscription, l’inscription reste inaccessible pour les participants.

Si le groupe est complet, c'est-à-dire qu'il a atteint la capacité maximale de participants, le formulaire d'inscription devient inaccessible. Un agent de gestion des formations peut toutefois forcer manuellement l'inscription d'un participant même si le nombre maximal est atteint.

Veuillez noter que le nombre maximum ne s'affiche pas dans le site promotionnel de Brio si le groupe ou la cohorte est publié.

Gérer les clientèles, les coûts et les formulaires

Gérer des clientèles distinctes à l’intérieur d’un même groupe permet, entre autres, d’utiliser un formulaire d’inscription, un coût et un nombre de places personnalisés par clientèle. Éventuellement, il sera également possible d’associer un type de reconnaissance ou d’attestation par clientèle au terme de la formation.

À titre d’exemple, un même groupe pourrait accueillir ces deux clientèles:

  • Régulière
  • Emploi-Québec

Un autre groupe pourrait accueillir ces trois clientèles:

  • Médecin
  • Infirmier/Infirmière
  • Gestionnaire en soin de santé

Une clientèle régulière non payante est paramétrée de manière automatique. Pour modifier son nom, pour y associer un formulaire d’inscription spécifique ou pour rendre la clientèle payante, cliquez sur le menu d’options, puis sur Modifier.

1.

Accédez au sous-onglet Modalités d’inscription du groupe ou de la cohorte ciblée.

2.

Cliquez sur Ajouter une clientèle.

3.

La fenêtre Clientèle s’affiche.
Inscrivez les informations correspondantes.

Inscrivez un nom à la clientèle.
Lorsqu'un groupe ou une cohorte a plus d'une clientèle publique, leur nom s'affiche le site promotionnel de Brio.

Il est suggéré d'employer le genre masculin pour nommer les clientèles.

Utilisez le menu déroulant pour sélectionner le formulaire d’inscription correspondant à la clientèle. Les formulaires proposés sont ceux créés par l’unité à laquelle vous êtes rattaché.

Utilisez le bouton à bascule pour indiquer si la formation est payante ou non. Si celle-ci est payante, inscrivez le coût d’inscription à la clientèle correspondante.

Cochez le ou les modes de paiement offerts aux participants (carte de crédit et/ou facturation).

Sélectionnez le numéro de référence comptable de la clientèle à l'aide du menu déroulant. Le numéro de référence est uniquement demandé lors de la sélection du mode de paiement « carte de crédit ». Assurez-vous de sélectionner le bon numéro de référence comptable, car les revenus de vos ventes pourraient ne pas être versés adéquatement. En cas de doute, référez-vous à l’instante responsable de votre unité. Si le numéro que vous désirez utiliser ne figure pas dans la liste, veuillez contacter le support Brio.

Utilisez le bouton à bascule pour indiquer si la formation est taxable. Si oui, cochez TPS et/ou TVQ.

4.

Cliquez sur Enregistrer.

a) Cliquez sur l’icône d’œilcorrespondant au formulaire d’inscription de la clientèle ciblée.

b) Le formulaire d’inscription s’affiche. Cliquez sur le X au coin supérieur droit de la page pour quitter.

Le formulaire d’inscription de base possède trois champs: le prénom, le nom et l’adresse courriel.

L’administrateur principal de votre unité peut faire une demande de création d’un formulaire personnalisé possédant des champs supplémentaires. Cette demande peut être effectuée par courriel auprès de l’équipe Brio à l’adresse aide@brioeducation.ca

Identifier une clientèle comme privée

Activer la fonctionnalité Clientèle privée permet de masquer une clientèle d’un groupe ou d’une cohorte dans le site promotionnel de Brio. Veuillez noter que cette opération peut être effectuée avant ou après la publication d’un groupe ou d’une cohorte. Pour plus d’informations sur la publication d’un groupe ou d’une cohorte sur le site promotionnel de Brio, consultez la procédure Publier un groupe ou une cohorte.

1.

Accédez au sous-onglet Modalités d’inscription du groupe ou de la cohorte ciblée.

2.

Pour créer une nouvelle clientèle privée, cliquez sur Ajouter une clientèle.
Pour modifier une clientèle existante, cliquez sur le menu d’options , puis sur Modifier.

3.

Une fenêtre s’affiche pour saisir les informations relatives à la clientèle.
Activez le bouton à bascule pour identifier cette clientèle comme privée.

4.

Ajustez les paramètres reliés aux frais d’inscription et à la désinscription si nécessaire.

5.

Cliquez sur Enregistrer.

Lorsqu’une clientèle est marquée comme « privée », une icône s’affiche sous Modalités d’inscription d’un groupe ou d’une cohorte.

Dans le site promotionnel de Brio, seules les clientèles qui ne sont pas privées sont visibles:

L’inscription des participants associés à une clientèle privée se fait soit manuellement par un gestionnaire de formations ou via un lien menant vers un formulaire d’inscription. Pour plus d’informations, consultez la procédure Inscrire un participant manuellement ou Partager le lien d’un formulaire.

Gérer l'option de désinscription par le participant

La fonctionnalité de désinscription par le participant est disponible uniquement pour les formations non payantes. Lorsque la fonctionnalité est activée, le participant peut se désinscrire par lui-même via son compte Brio. Pour cela, trois conditions doivent être respectées : la formation n’est pas terminée, est gratuite et aucune évaluation n’a été effectuée (aucune note de participation ni de résultat n’est inscrite dans la fiche du participant).

Pour connaître les étapes de désinscription de la vue d'un participant, consultez la procédure Se désinscrire d'une formation.

1.

Accédez au sous-onglet Modalités d’inscription du groupe ou de la cohorte ciblée.

2.

Cliquez sur Ajouter une clientèle ou cliquez sur le menu d’options , puis sur Modifier.

3.

La fenêtre Clientèle s’affiche. La fonctionnalité de désinscription est automatiquement activée.
Glissez le bouton à bascule pour désactiver l’option de désinscription.

4.

Cliquez sur Enregistrer.

Avis

La réinscription d'un participant désinscrit est possible uniquement s'il est supprimé de la formation par un agent de gestion des formations ou un administrateur Brio. Pour plus d'informations, consultez la procédure Supprimer un participant de la liste des désinscrits.

Partager le lien d’un formulaire

1.

Accédez au sous-onglet Modalités d’inscription du groupe ou de la cohorte ciblée.

2.

Cliquez sur Partager le lien d’inscription correspondant à la clientèle ciblée.

3.

Cliquez sur Copier.

4.

Collez le lien à l’endroit souhaité en utilisant les touches Ctrl+V de votre clavier ou à l’aide du clic droit de votre souris.

Au besoin, vous pouvez envoyer un lien sans paiement à un participant associé à une clientèle payante. Pour ce faire, cliquez sur Besoin d’un lien sans paiement?, puis copier le lien à envoyer au participant ciblé.

Étape 1 : Inscrire ses renseignements personnels

La facture à droite ne s’affiche que si la formation est payante. Lorsque la formation est non payante, le participant rempli le formulaire, puis clique sur le bouton bleu S’inscrire.

Étape 2 : Passer au paiement (si formation payante)

Dès que le formulaire est rempli, une confirmation d'inscription s’affiche dans le formulaire en ligne et un courriel leur est acheminé. Si la formation a été payé par carte de crédit, deux courriels automatisés sont transmis, soit une confirmation d’inscription et un reçu de paiement, permettant au participant d’activer son compte (s'il n’a pas de compte Brio) et d’accéder à sa formation.