Envoyer des convocations calendrier
AVIS
Cette fonctionnalité est disponible seulement si elle a été activée au niveau de votre unité ou de votre sous-unité.
Si vous souhaitez utiliser la fonctionnalité pour l’ensemble des formations de votre unité ou sous-unité administrative, contactez-nous à info@brioeducation.ca pour en faire la requête.
Lorsqu’un participant est inscrit à une formation, soit de façon autonome ou par un agent de gestion des formations, il reçoit une confirmation d’inscription ainsi qu’une convocation calendrier pour chacune des séances en ligne et en salle planifiées dans le déroulement d’une formation de type activité régulière.
L’envoi de ces courriels de convocation est automatique et la fonctionnalité n’est pas visible dans l’environnement de gestion. Elle a comme objectif de réserver la plage horaire du participant dans son calendrier. Le lien .ICS envoyé est compatible avec tous les types de calendrier associé à une boite courriel (Outlook, Google Calendar, etc.).
Dans le cas d’une séance en salle, le lieu inscrit dans le déroulement est ajouté à la convocation. Cependant, pour les séances en ligne, aucun lien vers une salle virtuelle ne peut être ajouté (ex. : Teams, Zoom, etc.).
Les courriels de convocation sont génériques, ne peuvent être personnalisés et sont envoyés par une adresse courriel sans réponse du type Ne pas répondre. Les agents de gestion des formations ne peuvent pas voir si les participants ont accepté ou refusé les convocations.
Les réponses des participants n’ont aucune incidence sur leur inscription à la formation. Un refus de la convocation n’entraîne pas la désinscription.
Envoyer des convocations pour une formation avec une ou plusieurs séances
Dans le cas de séance en salle, ajoutez le lieu de la formation.
ATTENTION
Lorsque vous procédez à l’inscription manuelle (par participant ou en lot), assurez-vous de cocher la case Confirmer l'inscription au participant par courriel ou Envoyer les courriels d’inscription aux participants, selon le cas. Il s’agit du déclencheur pour l’envoi des convocations.
Une fois le participant inscrit, il reçoit sa confirmation d’inscription ainsi que les convocations courriels pour les séances en ligne ou en salle.
Les séances s’affichent automatiquement dans son calendrier.
AVIS
La fonctionnalité ne prévoit pas l’envoi de convocation pour les activités à réaliser.
Le calendrier des participants est automatiquement mis à jour dans les cas suivants :
- Modification de séance
- Suppression de séance
Dans le cas de la désinscription d’un participant, les séances sont automatiquement supprimées de son calendrier.
Envoyer une convocation pour une formation avec une séance récurrente sur une période donnée
Dans le cas de séance en salle, ajoutez le lieu de la formation.
ATTENTION
Au moment de l’inscription (par participant ou en lot), assurez-vous de cocher la case Confirmer l'inscription au participant par courriel ou Envoyer les courriels d’inscription aux participants, selon le cas. Il s’agit du déclencheur pour l’envoi des convocations.
Une fois le participant inscrit, il reçoit sa confirmation d’inscription ainsi qu’un seul courriel de convocation calendrier pour la série de séances.
La série de séances s’affiche directement dans son calendrier.
Le calendrier des participants est automatiquement mis à jour dans les cas suivants :
- Modification de séance
- Suppression de séance
Dans le cas de la désinscription d’un participant, la série de séances est automatiquement supprimée de son calendrier.
Saisir des coordonnées de soutien technique
ATTENTION
L’activation de la fonctionnalité de convocation calendrier amène l’ajout du champ des coordonnées du soutien technique au niveau de votre organisation.
Ce nouveau champ de coordonnées est réservé pour les organisations qui assument leur propre soutien technique pour leurs utilisateurs de Brio.
À moins d’avis contraire, vous ne devez pas renseigner ce champ.
