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Détailler l’horaire, les séances, le lieu et la formule d’enseignement

Accéder à l'onglet Horaire d'un groupe

1.

Sélectionnez Gestion de la formation dans le menu supérieur.

2.

L'outil de gestion de la formation s'affiche.
Cliquez sur Formations dans le menu de gestion.

3.

Cliquez sur le titre de la formation ciblée.
Au besoin, inscrivez le code ou le titre de la formation dans la barre de recherche ou utilisez le menu déroulant pour sélectionner l’unité administrative correspondant à la formation recherchée.

4.

Sélectionnez l’onglet Groupe(s).

5.

Cliquez sur le nom du groupe auquel vous souhaitez accéder.

6.

La fiche du groupe s'affiche.
Cliquez sur le sous-onglet Horaire.

Accéder à l’onglet Horaire d’une cohorte

1.

Sélectionnez Gestion de la formation dans le menu supérieur.

2.

L'outil de gestion de la formation s'affiche.
Cliquez sur Formations dans le menu de gestion.

3.

Cliquez sur le sous-onglet Programmes.

4.

Cliquez sur le titre du programme ciblé.
Au besoin, inscrivez le code ou le titre du programme dans la barre de recherche ou utilisez le menu déroulant pour sélectionner l’unité administrative correspondant au programme recherché.

5.

La fiche du programme s’ouvre.
Sélectionnez l’onglet Cohorte(s).

6.

Cliquez sur le nom de la cohorte à laquelle vous souhaitez accéder.  

7.

La fiche de la cohorte s’affiche.
Cliquez sur le sous-onglet Horaire.

Indiquer l’horaire et la formule d’enseignement

La formule d’enseignement et les dates de la formation du groupe ou de la cohorte sont visibles aux participants à divers endroits:

  • site promotionnel de Brio
  • formulaire d’inscription en ligne
  • courriels de confirmation d’inscription
  • tableau de bord du participant
1.

Accédez au sous-onglet Horaire du groupe ou de la cohorte ciblé.

2.

Cliquez sur l’icône du crayon du sous-onglet Horaire.

3.

La fenêtre Horaire s’ouvre.
Cochez la formule d'enseignement. Pour ne pas spécifier de formule, cochez À déterminer.
Pour plus d'informations sur les formules d'enseignement, consultez l'article Comprendre les formules d'enseignement dans Brio.

Il est possible d’attribuer une formule d'enseignement différente de celle inscrite dans la fiche de la formation sous l’onglet À propos. Un message d’avertissement apparaîtra avisant le gestionnaire de formation de la disconcordance des formules. Pour plus d’informations à propos de la saisie des formules d’enseignement possible pour une formation, consultez la procédure Inscrire la durée et les formules d'enseignement possibles.

4.

Cliquez sur les icônes de calendrier pour spécifier la date de début et de fin correspondant à la période à laquelle les participants peuvent réaliser la formation.

La saisie des dates n’est pas obligatoire. Si aucune date n’est sélectionnée, le lien Ajouter une séance ne sera toutefois pas actif et la période de formation ne sera pas spécifiée aux participants.
Si une formation dure une journée (24 heures), sélectionnez les mêmes dates de début et de fin de formation

5.

Au besoin, ajouter des séances. Pour plus d'informations, consultez la procédure Ajouter des séances.

6.

Cliquez sur Enregistrer.

Inscrire le temps alloué pour compléter une autoformation

1.

Accédez au sous-onglet Horaire du groupe ou de la cohorte ciblée.

2.

Cliquez sur l’icône du crayon .

3.

Inscrivez le nombre de jours pour compléter la formation dans le champ texte.

Au moment où le participant accède à son site de formation pour la première fois, la période pour compléter sa formation s'active et une fenêtre d’information s’affiche.

Les dates sont par la suite consultables en tout temps dans le tableau de bord du participant dans la section des formations En cours.

La période durant laquelle chaque participant complète son autoformation s'affiche également dans l'outil de gestion des formations dans la liste des participants d'un groupe.

4.

Glissez le bouton à bascule si vous souhaitez qu’un courriel de rappel soit envoyé aux participants quelques jours avant la fin de la formation.

5.

Inscrivez le nombre de jours dans le champ texte.

6.

Cliquez sur Enregistrer.

En activant la fonctionnalité de courriel de rappel, un courriel sera envoyé à chaque participant pour les informer du nombre de jours restant avant la fin de leur formation et pour les inviter à la compléter si ce n'est déjà fait.

Alternative

Il est également possible d'envoyer manuellement le courriel en passant par la fiche du participant.

Modifier la date de fin d'une autoformation pour un participant

Avis

La modification de la date de fin pour une autoformation peut se faire uniquement si le participant a débuté son autoformation.

2.

Sous l’onglet Inscription, cliquez sur le menu d’options.

3.

Cliquez sur Modifier la date de fin de la formation.

4.

La fenêtre Date de fin de la formation s’affiche.
Cliquez sur l’icône du calendrier et sélectionnez la date voulue.

5.

Cliquez sur Enregistrer.

La modification s'inscrit automatiquement à divers endroits:

  • Dans la fiche du participant
  • Dans la liste des participants du groupe
  • Dans le tableau de bord du participant

Conseil

Étant donné qu’aucun courriel automatisé n’est envoyé au participant pour l’informer de la modification de la date de fin de la formation, vous pouvez manuellement envoyer un courriel de rappel.

Ajouter un lieu

1.

Accédez au sous-onglet Horaire du groupe ou de la cohorte ciblée.

2.

Cliquez sur l’icône du crayon .

3.

La fenêtre Horaire s’ouvre.
Cliquez sur le lien Ajouter un lieu.

Avis

Il est uniquement possible d’ajouter un lieu si vous avez sélectionné une formule d’enseignement en salle ou hybride.

4.

Inscrivez l’adresse, la ville ou l’établissement.

5.

Cliquez sur Enregistrer.

6.

Ajoutez des précisions (pavillon, local, etc.) dans le champ Nom du lieu.

7.

Cliquez sur Enregistrer.

Brio utilise Google pour générer la localisation du lieu de la formation. Le lieu inscrit dans l’outil de gestion des formations s'affiche en un lien cliquable visible aux participants à différents endroits. En cliquant sur le lien du lieu, Google Maps s’ouvre dans un nouvel onglet affichant une carte géographique et l’emplacement de la formation.

  • Dans le formulaire d’inscription en ligne
  • Dans le courriel de confirmation d’inscription
  • Dans le tableau de bord du participant

Ajouter des séances

Avis

Il est uniquement possible d’ajouter des séances détaillées si vous avez sélectionné des dates de début et de fin de la formation. Pour plus de détails, consultez la section Indiquer l’horaire, le lieu et la formule d’enseignement.

1.

Accédez au sous-onglet Horaire du groupe ou de la cohorte ciblée.

2.

Cliquez sur l’icône du crayon .

3.

La fenêtre Horaire s’ouvre.
Cliquez sur le lien Ajouter une séance.

4.

Sélectionnez le type de séance à ajouter.

a) Sélectionnez l’option Le.

b) Saisissez une date ou cliquez sur l’icône du calendrier pour indiquer une date.

c) Inscrivez l’heure de début et de fin de la séance en les saisissant ou en cliquant sur les icônes d’horlogecorrespondantes.

d) Au besoin, précisez la formule d’enseignement spécifique à la séance ciblée à l’aide du menu déroulant.

a) Sélectionnez l’option Tous les.

b) Sélectionnez le jour de la semaine correspondant à la récurrence hebdomadaire à l’aide du menu déroulant.
Pour ajouter des séances ayant une récurrence autre qu’hebdomadaire, ajoutez plusieurs séances unitaires de manière distincte.

c) Inscrivez l’heure de début et de fin de la séance en les saisissant ou en cliquant sur les icônes d’horlogecorrespondantes.

d) Au besoin, précisez la formule d’enseignement de l’ensemble des séances ciblées à l’aide du menu déroulant.

e) Déterminez la période de validité de la récurrence à l’aide du menu déroulant. 

  • En sélectionnant Période personnalisée, un champ s’ajoute.
    Inscrivez la date de début et de fin de la période de récurrence ciblée.
5.

Au besoin, ajoutez d’autres séances en répétant ces étapes.

6.

Pour supprimer une séance ajoutée en trop, cliquez sur l’icône de la poubelle correspondante.

7.

Cliquez sur Enregistrer.

Les séances inscrites sont visibles aux participants à partir de leur tableau de bord. Lorsque le participant clique sur Horaire complet, le détail de chaque séance s'affiche (date, heure et formule d'enseignement).