Gérer les transactions manuelles effectuées hors Brio
À qui s’adresse cette page?
Ce contenu s’adresse aux utilisateurs d’établissements d’enseignement ou d’organisations offrant de la formation dans le cadre de la formation continue.
avis
Lorsqu’un participant choisit de payer les frais d’inscriptions par facturation, Brio ne gère pas la facturation et ne reçoit pas automatiquement les informations liées aux opérations de paiement.
La facturation doit être effectuée à l’aide d’un système comptable hors Brio. Un agent de gestion des formations peut ensuite saisir manuellement les opérations dans Brio afin d’en conserver des traces et de mettre à jour le statut de paiement.
Les informations inscrites dans cette section sont à titre informatif et administratif seulement. Elles ne génèrent aucun courriel automatisé. L’agent doit communiquer directement avec le participant pour finaliser la transaction.
Faire le suivi de la facturation
Cliquez sur l’onglet Paiement.
Activez le bouton à bascule 
pour indiquer que la participant a été facturé.
Le suivi de paiement change automatiquement à Non Payé.
Rappel, il est de votre responsabilité d’envoyer une facture au participant. Le bouton à bascule ne sert que d’indicateur.
Saisir une transaction manuelle de paiement effectuée hors Brio
Lorsque vous avez reçu un paiement de la part d’un participant vous pouvez le saisir dans Brio.
Cliquez sur l’onglet Paiement.
Dans la section Paiement manuel, cliquez sur le menu d'options 
.
Cliquez sur Ajouter un paiement.
La fenêtre Ajouter un paiement s'ouvre.
Réalisez les étapes ci-dessous.
Inscrivez le montant reçu, incluant les taxes si la formation est taxable, dans le champ Montant reçu.
Sélectionnez le mode de paiement utilisé dans la liste déroulante.
Ajoutez, au besoin, une note de suivi dans le champ Notes de suivi.
Cliquez sur Ajouter.
Les informations de paiement manuel et la note de suivi sont automatiquement ajoutées. Le suivi de paiement change automatiquement à Payé.
Communiquez, si nécessaire, avec le participant pour finaliser la transaction.
Saisir une transaction manuelle de remboursement effectuée hors Brio
Cliquez sur l’onglet Paiement.
Dans la section Paiement manuel, cliquez sur le menu d'options .
avis
Dans le cas où le paiement effectué dans Brio avec une carte de crédit remonte à plus d’un an, la section Paiement manuel ne s’affiche pas. Vous devrez donc renseigner les informations sous forme de note de suivi.
Pour tous les détails, consultez la procédure Ajouter une note de suivi.
Cliquez sur Ajouter un remboursement.
La fenêtre Ajouter un remboursement s'ouvre.
Réalisez les étapes ci-desous.
Inscrivez le montant reçu, incluant les taxes si la formation est taxable, dans le champ Montant remboursé.
Sélectionnez le mode utilisé dans la liste déroulante Mode de remboursement.
Si le mode de remboursement Carte de crédit est sélectionné, n’oubliez pas de rembourser le participant. Puisque le paiement n’a pas été effectué dans Brio, vous devez effectuer le remboursement manuellement à l'aide d'un terminal de carte de crédit.
Ajoutez, au besoin, une note de suivi dans le champ Notes de suivi.
Cliquez sur Ajouter.
Les informations de remboursement manuel et la note de suivi sont automatiquement ajoutées. Le suivi de paiement change automatiquement à Remboursé ou Remboursé en partie, selon les cas.
Communiquez, si nécessaire, avec le participant pour finaliser la transaction.