Guide pour la création d'un formulaire d'inscription

Explorez la fonctionnalité de création de formulaire d’inscription disponible aux administrateurs Brio. Le présent guide vous accompagne pas à pas dans cette démarche de création de formulaires d’inscription personnalisés pour votre unité administrative. En suivant les étapes et les instructions, vous pourrez créer des formulaires adaptés à vos besoins qui seront clairs et précis pour les participants. Vous retrouverez également des conseils pratiques pour garantir une collecte de données efficace conforme aux dispositions légales en matière de renseignements personnels.

Étapes et procédures pour la création d’un formulaire d’inscription

Les formulaires d’inscription peuvent être créés par une personne détenant les privilèges d’un administrateur, directement dans l’interface de Brio, sans aucune intervention des équipes d’accompagnement ou de soutien Brio. Puisque vous devenez responsable de la gestion de vos formulaires, il est très important de vous familiariser avec les procédures suivantes :

1. Créer un formulaire d’inscription
2. Ajouter des questions, des sous-questions et des éléments de mise en page
3. Gérer les formulaires d’inscription d’une unité administrative
4. Voir et sélectionner un formulaire d’inscription pour une clientèle dans un groupe ou une cohorte

Recommandations pour la rédaction et la mise en forme du formulaire

Il est primordial que vos formulaires soient rigoureusement rédigés et conçus. Ils pourront ainsi être utilisés pour plusieurs clientèles et activités de formations tout en assurant la précision des informations qui seront récoltées et la pérennité du formulaire. Pour vous aider, voici quelques conseils :

• Utiliser la deuxième personne du pluriel pour vous adresser aux participants.
• Rédiger de manière inclusive en évitant les formulations genrées et en optant pour des termes épicènes si possible.
• Utiliser l’élément texte pour ajouter des consignes ou des informations dans votre formulaire.
• Utiliser les titres de sections pour diviser votre formulaire par type d’information.
• Rédiger des questions neutres qui ne réfère à aucune période temporelle ou qui ne devront pas être modifiées périodiquement.
• Favoriser l’intégration de questions avec choix multiples plutôt que des réponses courtes où des champs de texte sont à compléter. Cela vous permettra de récolter de l’information plus précise et plus ciblée. 
• Utiliser des sous-questions pour optimiser la complétion du formulaire par le participant.

Recommandations pour la collecte de renseignements personnels

La nouvelle Loi 25 (Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels) vient encadrer la collecte de renseignements personnels. En tant que diffuseur de formations, vous êtes responsable de la cueillette et de la conservation des informations collectées. Voici quelques conseils pratiques.

• Éviter autant que possible les questions qui récoltent des informations personnelles.
• Recueillir le minimum d’informations dans le formulaire d’inscription en ne demandant que celles pertinentes et utiles pour la tenue de l’activité de formation ou pour le suivi administratif des participants.
• Il est déconseillé de recueillir les informations personnelles suivantes :
  • Informations bancaires*Informations liées au dossier médical (exemple : numéro d’assurance maladie)
  • Informations liées à l’identité (exemples : numéro de permis de conduire, numéro d’assurance sociale)
• Utiliser des questions de type consentement pour obtenir l’autorisation des participants (exemples : captation vidéo, partage de photos, réception de courriels d’information, utilisation de témoignages, etc.)

En cas de doute ou pour des conseils supplémentaires, consultez la personne responsable des renseignements personnels au sein de votre organisation.

*Le module de paiement Brio est exclu de ces recommandations. Il ne fait pas partie du formulaire d’inscription.

Ajout d’un avis de collecte

Afin de se conformer aux nouvelles dispositions légales, un avis de collecte de renseignements personnels est automatiquement ajouté à tous les formulaires d’inscription de Brio. Vous n’avez aucune action à poser. Ce texte générique, applicable à toutes les organisations, explique aux participants pourquoi ces informations sont recueillies et leur permet de contacter la personne responsable de la protection des renseignements personnels au sein de l’organisation qui offre la formation concernée.