Intégration de Teams dans les sites de son organisation

Les organisations partenaires qui le souhaitent peuvent créer des équipes Microsoft Teams dans leurs sites de formation Brio. Pour ce faire, elles doivent d’abord réaliser les étapes de configuration nécessaires avec l’appui des équipes d’accompagnement et de support Brio ainsi que de leur équipe TI.

Bien que ces étapes représentent généralement moins d’une journée de travail, la coordination entre les intervenants fait en sorte que le processus s’échelonne habituellement sur cinq jours ouvrables.

Pré-requis:

• Détenir une licence Microsoft Teams pour son organisation
• Avoir un accès administrateur au portail Azure de Microsoft
• Être en mesure d’assumer le rôle Administrateur d’application cliente dans Brio

Étape 1: Contacter l’équipe d’accompagnement Brio

Contactez la personne responsable de votre accompagnement Brio via info@brioeducation.ca et indiquez que vous souhaitez utiliser la fonctionnalité des équipes Teams dans l’un ou plusieurs de vos sites de formation.

Une rencontre pourra être organisée afin de vous présenter les étapes. Si vous avez une échéance précise (ex. : date de début d’une formation), veuillez le mentionner.

L’équipe du support Brio sera également informée pour planifier le soutien nécessaire.

Étape 2: Configurer le tenant Microsoft Azure

Créer l’application d’entreprise dans votre compte Microsoft Azure.

1. Connectez-vous à votre compte Microsoft Azure.
2. Accédez à Inscriptions d’applications, puis sélectionner Nouvelle inscription.
3. Nommez l’application selon vos conventions internes, le nom n’a pas d’importance pour l’intégration.
4. Assignez le propriétaire de l’application.
5. Dans Types de comptes pris en charge, sélectionnez l’option Mon organisation uniquement.
6. Vérifiez les autres paramètres. Aucun autre paramètre n’est requis (ex.: Redirect URL).
7. Prenez en note l’Identifiant de l’application (Application ID) et l’Identifiant du tenant (Tenant ID), ils devront éventuellement être transmis à l’équipe Brio.

Ajouter des autorisations

1. Dans Inscriptions d’applications, sélectionnez l’application créée précédemment.
2. Accédez à Gérer > API Autorisées.
3. Sélectionnez Ajouter une autorisation, puis API Microsoft Graph.
4. Choisissez Autorisations d’applications.
5. Ajoutez les autorisations suivantes:
   • Group.ReadWrite.All
   • User.Read.All
   • User.Invite.All

Créer une clé secrète

1. Dans Certificats & Secrets, créez un nouveau secret.

Étape 3: Transmettre les informations à l’équipe d’accompagnement Brio

Envoyez un courriel à info@brioeducation.ca à l’attention de la personne responsable de votre accompagnement Brio en incluant les informations suivantes:

• Le nom de l’organisation, unité ou sous-unité concernée
• L’identifiant du tenant (Tenant ID)
• L’identifiant de l’application (Application ID)
• Le nom de la clé cliente à créer dans Brio (choisir un nom explicite)
• Le préfixe à ajouter aux équipes qui seront créées via Brio, si souhaité

• La portée de l’ajout de l’outil Teams, soit :
  • Tous les sites de formation de votre organisation, unité ou sous-unité
  • Certains sites seulement (veuillez fournir les URL des sites)
• Le nom de l’utilisateur Brio et l’adresse courriel de la personne qui recevra le rôle d’Administrateur d’application cliente

Assurez-vous que votre prénom, nom et adresse courriel apparaissent clairement dans votre courriel. Ils seront ajoutés à la demande de support pour assurer le suivi des prochaines étapes du processus.

Étape 4: Ajouter la clé secrète dans Brio

Une personne de l’équipe de support Brio vous contactera par courriel. Elle vous indiquera que vous pouvez maintenant ajouter votre clé secrète dans Brio.

Vous ou une personne de votre équipe TI devrez suivre les étapes suivantes:

1. Se connecter à Brio avec le compte d’Administrateur d’application cliente.
2. À l’aide de l’outil de développement du navigateur, récupérer le jeton de session (bearer token).
3. À l’aide d’un outil d’envoi de requêtes comme Postman effectuer l’appel documenté sous: https://openapi.brioeducation.ca/?urls.primaryName=Outils+externes
   • Intégrer le nom de la clé cliente de Brio en paramètre.
   • Insérer la valeur de la clé secrète de l’outil dans le corps (body) de l’appel (ClientSecret).
   • Valider que la clé secrète a été mise à jour avec succès (code 200).
4. Aviser le support Brio une fois la clé secrète ajoutée.

Lorsque la configuration est terminée, vous êtes maintenant prêt à Gérer vos équipes Teams.

Informations générales de la solution Équipes Teams dans Brio

• L’intégration Teams utilise la licence Microsoft Teams de votre organisation, veuillez vous assurer d’avoir les licences nécessaires pour vos participants.
• Une équipe Teams de type Standard est créée et liée au site de formation Brio.
• L’ajout n’est pas possible dans les sites comptant plus de 90 formateurs ou plus de 9000 participants.
• Les formateurs peuvent créer l’équipe.
• Les administrateurs et les AGFs peuvent créer l’équipe, mais ils ne peuvent y accéder que s’ils y sont ajoutés comme invités par le formateur.
• La fonctionnalité est disponible seulement dans les activités régulières, les programmes avec Modules et les MOOC.
• La synchronisation des membres de l’équipe est en continu.
  • Les formateurs sont intégrés dès l’ajout de l’outil Teams dans le site;
  • Les participants sont ajoutés lors de l’ouverture du site de formation;
  • Un participant désinscrit sera automatiquement retiré de l’équipe Teams.
• La synchronisation permet à l’utilisateur d’accéder à l’équipe Teams de sa formation Brio. Il peut accéder à l’équipe à partir du site de formation ou directement dans son application Teams.
• L’équipe Teams est accessible uniquement par les formateurs et les participants de la formation Brio.
  • Les formateurs et participants sont respectivement propriétaires et membres de l’équipe Teams;
  • Les propriétaires de l’équipe Teams peuvent aussi ajouter manuellement des membres à l’équipe Teams;
  • Un utilisateur Brio qui n’a pas de licence Teams de l’organisation sera considéré comme invité.

Tableau des actions autorisées par rôles et accès complémentaires

Actions	Administrateur et AGF	Formateur	Participant	Consulter le contenu	Éditer le contenu	Corriger les évaluations
Ajouter une équipe Teams à partir du site de formation			--	--		--
Retirer l'équipe Teams du site de formation			--	--		--
Voir Teams dans le menu du site de formation
Accéder à l'équipe Teams*	--				--	--

*Ces utilisateurs devront être ajoutés par le formateur en tant qu'invité à l'équipe Teams.