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Envoyer des convocations calendrier
Section de Brio : Gestion de la formation . Mise en ligne en
Une unité ou sous-unité administrative qui le souhaite peut maintenant envoyer des convocations calendrier aux participants et aux formateurs de ses formations. Au moment de l’inscription, le participant reçoit automatiquement sa confirmation d’inscription ainsi que des convocations calendrier pour toutes les séances en ligne et en salle planifiées dans le déroulement de la formation. De son côté, le formateur reçoit les convocations lorsqu’il est assigné à un groupe.
AVIS
Contrairement aux autres nouveautés dans Brio, cette fonctionnalité n’a pas été activée pour l’ensemble des organisations.
Si vous souhaitez utiliser l’envoi de convocation calendrier, vous devez déposer une requête à info@brioeducation.ca. Avant de nous faire parvenir votre demande, nous vous invitons à lire attentivement l’ensemble des informations liées à cette fonctionnalité.
Une fois la fonctionnalité activée, l’envoi de convocations courriel est fait pour l’ensemble des formations diffusées par une unité ou sous-unité administrative. La fonctionnalité n’apparaît pas dans l’environnement de gestion. Un administrateur ou un agent de gestion des formations ne peut gérer les envois, personnaliser les messages, ni consulter les réponses des participants. Les convocations calendrier sont envoyées automatiquement par une adresse courriel sans réponse du type Ne pas répondre.
Les convocations ont comme objectif de réserver la plage horaire dans le calendrier du participant. Si le participant ne lit pas, supprime ou refuse la convocation, cela n’entraîne pas sa désinscription. Pour les séances en salle, il est possible d’intégrer une adresse. Cependant, pour les séances en ligne, aucun lien vers une salle virtuelle (Teams, Zoom, etc.) ne peut être intégré.
Plus précisément, des convocations calendrier sont envoyées:
- Lors de l’inscription du participant pour l’ensemble des séances en ligne et en salle planifiées dans le déroulement
- Lors de l’assignation d’un formateur pour l’ensemble des séances en ligne et en salle planifiées dans le déroulement
- Lors de l’ajout de séances en ligne ou en salle pour l’ensemble des participants inscrits ou des formateurs assignés
Le calendrier est automatiquement mis à jour :
- Lors de l’ajout d’une séance
- Lors de modification d’une séance
- Lors de la suppression d’une séance
Si un participant est désinscrit, les séances sont automatiquement retirées de son calendrier. Suivant l’activation de la fonctionnalité, les envois de convocation ne sont pas rétroactifs pour les participants déjà inscrits à la formation, seuls les ajouts de séances ou les nouvelles inscriptions entraînent l’envoi automatique de convocation.
Pour davantage d’information, consultez la procédure Envoyer des convocations calendrier.